Wiki

[Advanced Filter] Cách lọc dữ liệu nâng cao trong Excel

Trên thực tế, trong nhiều trường hợp chúng ta phải làm việc với những bảng tính lớn dài hàng nghìn dòng (hàng). Do đó, việc quản lý, lọc, thống kê, phân tích,… dữ liệu sẽ tốn công sức và thời gian hơn rất nhiều.

Biết được điều này, Excel đã cung cấp cho chúng ta tính năng Bộ lọc để giải quyết vấn đề trên. Tính năng này chỉ hiển thị cho các dòng dữ liệu đáp ứng các tiêu chí hoặc điều kiện bạn đã thiết lập trước.

Tuy nhiên, khi cần lọc dữ liệu với các điều kiện phức tạp thì Filter không thể đáp ứng được. Và để làm được điều đó, bạn cần sử dụng tính năng Bộ lọc nâng cao (Lọc dữ liệu nâng cao).

#đầu tiên. Sử dụng “Bộ lọc Văn bản – Số – Ngày” để lọc dữ liệu

Bạn có thể thực hiện lọc dữ liệu nâng cao bằng tính năng Text - Number - Date Filters hoặc dùng Criteria range. Tại đây nếu sử dụng tính năng Text - Number -Date Filters thì chúng ta cần chú ý đến kiểu dữ liệu trong cột.

  • Bộ lọc văn bản: Loại chuỗi
  • Bộ lọc số: Loại số
  • Bộ lọc ngày: Loại ngày

// Đọc thêm: Tìm hiểu về các kiểu dữ liệu trong Excel

1.1. Các bước thực hiện như sau:

+ Bước 1: Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách hoặc chọn toàn bộ danh sách.

how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (1)

+ Bước 2: Chọn thẻ Data => trong nhóm Sort & Filter => và chọn Filter.

how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (2)

+ Bước 3: Nút chọn

tại tiêu đề cột bạn muốn lọc => chọn Text/ Number/ Date Filter => chọn Custom Filter… Khai báo các điều kiện bộ lọc trong hộp thoại Custom AutoFilter.

how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (4)

  • “Tên khóa học” là cột bạn muốn lọc.
  • (tôi) chọn “câu thần chú đầu tiên” cần thiết.
  • (tôi’)Nhập điều kiện đầu tiên.
  • (ii)chọn “câu thần chú thứ hai” cần thiết.
  • (ii ‘) Nhập điều kiện thứ hai.

Chú ý:

  • Chọn And nếu hai điều kiện xảy ra cùng một lúc, hãy chọn Or nếu 1 trong 2 điều kiện xảy ra.
  • ? đại diện cho một nhân vật
  • * đại diện cho nhiều ký tự

=> Sau đó bạn chọn OK

1.2. “Quyền” mà hộp thoại Bộ lọc Tự động Tùy chỉnh hỗ trợ

bằng công bằng
không bằng khác
lớn hơn to hơn
là lớn hơn hoặc bằng lớn hơn hoặc bằng
ít hơn ít hơn
nhỏ hơn hoặc bằng nhỏ hơn hoặc bằng
bắt đầu với bắt đầu với
không bắt đầu bằng đừng bắt đầu với
kết thúc bằng kết thúc với
không kết thúc bằng không kết thúc bằng
chứa đựng Lưu trữ
không chứa không chứa

# 2. Cách sử dụng Bộ lọc nâng cao để lọc dữ liệu nâng cao

Hộp thoại Custom AutoFilter đã giúp chúng tôi lọc dữ liệu với các điều kiện khá phức tạp. Tuy nhiên, nó cũng có những hạn chế nhất định.

Tức là trong cùng một cột không được lọc với 3 điều kiện. Ví dụ: bạn muốn lọc ra các chủ đề Nhập môn hoặc Đại sồ hoặc Giải tích thì hộp thoại này không thể làm được.

Phạm vi tiêu chí (Tạo một phạm vi điều kiện) và sau đó thực hiện lọc sẽ giúp bạn lọc với các điều kiện phức tạp hơn và tất nhiên có bao nhiêu điều kiện lọc là tùy thuộc vào bạn.

Để lọc dữ liệu nâng cao theo Advanced Filter nên làm như sau:

  • Bước 1: Tạo vùng điều kiện
  • Bước 2: Thực hiện trích xuất dữ liệu

2.1. Tạo vùng điều kiện

2.1.1. Phạm vi điều kiện chứa giá trị

Khi tạo một phạm vi có điều kiện chứa các giá trị, các quy tắc sau phải được đáp ứng:

  1. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột liên quan đến điều kiện.
  2. Các dòng sau đây được sử dụng để mô tả điều kiện. Nếu các điều kiện xảy ra đồng thời (Và), chúng nằm trên cùng một dòng, ngược lại chúng nằm trên các dòng khác nhau.
  3. Vùng điều kiện không được có dòng trống.

Chú ý:

  • Điều kiện có thể chứa các so sánh như >, >=, <, <=, =, <>
  • Tương tự như hộp thoại Custom AutoFilter, chúng ta cũng có thể sử dụng ? đại diện cho một nhân vật và * đại diện cho nhiều ký tự.

2.1.2. Vùng điều kiện chứa một công thức ở dạng biểu thức so sánh.

Khi tạo vùng điều kiện có chứa công thức dưới dạng biểu thức so sánh, cần thỏa mãn các quy tắc sau:

  1. Dòng đầu tiên chứa tên khác với tên của tiêu đề cột trong danh sách hoặc để trống. Tên liên quan đến điều kiện là một lựa chọn tối ưu.
  2. Các dòng sau chứa công thức biểu thức so sánh được sử dụng để mô tả điều kiện (thường chỉ cần một ô).
  3. Công thức mô tả điều kiện phải sử dụng địa chỉ ô của hàng dữ liệu đầu tiên trong danh sách để so sánh.

Lưu ý rằng kết quả của ô chứa công thức có thể là TRUE hoặc FALSE.

2.2. Thực hiện lọc dữ liệu

+ Bước 1: Bấm vào ô bất kỳ trong danh sách hoặc chọn toàn bộ danh sách.

how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (5)

+ Bước 2: Chọn thẻ Data => trong nhóm Sort & Filter => chọn Advanced.

how-loc-du-lieu-capsule-high-in-excel (6)

+ Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, tùy chỉnh các tùy chọn sau:

how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (7)

  • Lọc danh sách, tại chỗ Kết quả sau khi lọc được hiển thị ngay trong danh sách.
  • Sao chép sang vị trí khác Kết quả sau khi giải nén được hiển thị ở vị trí khác. Vị trí nào phụ thuộc vào khai báo của bạn tại Copy to.
  • Danh sách phạm vi Chọn toàn bộ danh sách.
  • Phạm vi tiêu chí chọn phạm vi điều kiện.
  • Sao chép vào vị trí để xuất kết quả bộ lọc. Chỉ khả dụng khi Copy to another location đã chọn.
  • Chỉ các bản ghi duy nhất loại bỏ các dòng trùng lặp khỏi kết quả.

=> Chọn OK.

# 3. Ví dụ minh họa về lọc dữ liệu nâng cao với Bộ lọc nâng cao

Cho bảng dữ liệu như hình dưới đây:

how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (8)

Thực hiện các yêu cầu bên dưới bằng cả hai cách sử dụng Text/ Number/ Date FiltersAdvanced Filter

  • Lọc danh sách các môn học Đại số
  • Lọc danh sách các môn học Giải tích và có điểm (theo thang điểm 10)> = 8,5
  • Lọc danh sách các môn học Đại số hoặc Giải tích
  • Lọc danh sách các môn học có điểm (theo thang điểm 4) là 4 hoặc 2 hoặc 1

a) Lọc danh sách các môn học Đại số

b) Lọc danh sách các môn Giải tích và lấy điểm (theo thang điểm 10)> = 8,5

c) Lọc danh sách các môn học “Đại số” hoặc “Giải tích”

d) Lọc danh sách các môn có điểm (theo thang điểm 4) là 4 hoặc 2 hoặc 1

Bộ lọc văn bản Không làm được
Bộ lọc nâng cao how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (18)
Kết quả
how-loc-du-lieu-nang-cao-in-excel (19)

#4. Phần kết

Đọc thêm:

Vâng, vì vậy tôi đã hướng dẫn chi tiết Lọc dữ liệu nâng cao trong Excel và kèm theo ví dụ minh họa để bạn dễ hiểu.

Độ phức tạp của các điều kiện từ thấp đến cao sẽ tương ứng với các tính năng của bộ lọc là Bộ lọc, Bộ lọc văn bản / số / ngày và Bộ lọc nâng cao. Ở đây bạn nên linh hoạt với điều kiện bạn sẽ sử dụng tính năng bộ lọc nào.

Biết rằng Advanced có thể được thay thế cho Bộ lọc, Bộ lọc Văn bản / Số / Ngày nhưng khi điều kiện bộ lọc đơn giản bằng cách sử dụng Nâng cao sẽ mất nhiều thời gian hơn và không được tối ưu hóa cho lắm.

Trong cùng một cột, các tính năng:

  • Lọc Chỉ cho phép lọc với một điều kiện.
  • Văn bản / Số / Ngày cho phép bạn lọc với 2 điều kiện.
  • Bộ lọc nâng cao cho phép bạn lọc với các điều kiện 3, 4, 5,….

Xin chào tạm biệt và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!

CTV: Nhựt Nguyễn – phanmemdownload.com

Ghi chú: Bài viết này có hữu ích cho bạn không? Đừng quên đánh giá bài viết, thích và chia sẻ nó với bạn bè và gia đình của bạn!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button