Phần mềm

Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu Filter trong excel một cách hiệu quả nhất

Hàm Filter được Microsoft đưa ra sử dụng trong phiên bản Excel 365 vào năm 2020. Chúng vượt trội hơn những hàm lọc dữ liệu trong Excel trước đó: AutoFilter, Advanced Filter, Công thức mảng. Filter được đưa ra muộn hơn nên chúng mang lại tính hiệu quả cao hơn. Điều kiện lọc có thể ở dạng một điều kiện hoặc thậm chí là nhiều điều kiện. Kết quả lọc có thể sao chép và sử dụng dễ dàng. 

So sánh các hàm lọc dữ liệu trong Excel

Cùng so sánh để thấy được Filter là hàm lọc dữ liệu trong Excel tốt nhất hiện nay. Hàm Filter ra đời đem lại tiện ích tối đa cho người sử dụng. Chúng khắc phục được những nhược điểm của các hàm cũ. Bạn không cần vất vả trong quá trình sử dụng công thức mảng. Thời gian của bạn sẽ được tiết kiệm hơn rất nhiều khi bạn sử dụng Filter thay cho AutoFilter. Và cuối cùng bạn sẽ thỏa mãn với kết quả Filter đưa ra hơn so với Advanced Filter.

Filter tiết kiệm thời gian hơn AutoFilter

Ham-Autofilter-voi-ham-Advanced-Filter
Hàm Autofilter với hàm Advanced Filter

Các thao tác thường dùng được sử dụng để đưa ra được kết quả cho báo cáo chi tiết là:

  • Áp dụng AutoFilter cho bảng dữ liệu
  • Lọc dữ liệu theo từng vị trí dòng tiêu đề
  • Copy kết quả lọc được
  • Dán phần giá trị (Paste Special / Value) của những giá trị còn lại sau khi lọc vào vị trí cần báo cáo

Như vậy là cần đến rất nhiều thao tác dẫn đến lãng phí thời gian. Để loại trừ nhược điểm này, chúng ta sử dụng thêm AdvancedFilter, với công thức mảng trợ giúp. Tuy nhiên, một loạt công cụ được đưa ra này vẫn tồn tại nhiều nhược điểm.

Filter tự động hoàn toàn so với Advanced Filter

Advanced Filter cũng có khả năng lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện. Tuy nhiên, Advanced Filter vẫn mang một số hạn chế như:

  • Dù đã tiết kiệm thời gian lọc dữ liệu, nhưng Advanced Filter không tự động hoàn toàn. Để có thể áp dụng tự động thì cần thêm đến VBA.
  • Việc xây dựng vùng điều kiện khá cầu kỳ, không hề đơn giản.
  • Bởi vì liên quan hoàn toàn đến tiêu đề của bảng dữ liệu. Nên nếu không có tiêu đề thì sẽ không đưa ra được kết quả chính xác.
  • Khi đưa ra kết quả Advanced Filter giữ lại những định dạng ban đầu của dữ liệu gốc.  Như vậy, bạn không thể tùy ý định dạng dữ liệu theo ý muốn.

Hàm Filter khắc phục hoàn toàn những nhược điểm trên của Advanced Filter. 

Filter đơn giản hơn so với Công thức mảng

Ham-Autofilter-voi-ham-Advanced-Filter-01
Công thức mảng

Trước đây chúng ta sử dụng công thức dạng mảng như OFFSET để làm báo cáo chi tiết. Công thức này khá dài và phức tạp. Bởi vì chúng ta cần đồng thời thực hiện 2 yêu cầu trong 1 câu lệnh:

  • Lọc để đưa ra đúng các kết quả tìm kiếm.
  • Sao chép các kết quả tìm được ra báo cáo. Tuy nhiên các nội dung bắt buộc liền nhau

Với hàm Filter, việc này đã trở nên thuận lợi hơn. Bạn không cần đau đầu tìm ra logic cho công thức để xuất ra kết quả chính xác.

Cấu trúc hàm Filter

Để hàm Filter đưa ra được kết quả chính xác thì yêu cầu người sử dụng phải thiết lập được cấu trúc chuẩn.

Cấu trúc hàm Filter

=FILTER (array, include, [if_empty])

Trong đó:

  • FILTER: là tên gọi của hàm 
  • Array: là tất cả vùng giá trị dữ liệu cần lọc
  • Include: là một vùng trị giá đúng sai. Dựa trên dữ liệu vùng này, hàm sẽ đưa ra quy định dòng dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong kết quả lọc
  • [if empty]: là trị giá được hoàn lại khi hàm không tìm được nguồn dữ liệu đáp ứng điều kiện lọc 

Một số lưu ý

  • Hàm FILTER có tính chuyển đổi linh hoạt, nghĩa là khi dữ liệu nguồn bị hoán đổi, thì kéo theo kết quả của hàm cũng thay đổi theo một cách linh động
  • Số dòng của mảng dữ liệu nguồn và số dòng của vùng điều kiện Include cần tương đương với nhau để công thức đưa ra kết quả chính xác.
  • Nếu nguồn dữ liệu được lưu tại 1 Workbook khác, thì cần đảm bảo workbook này mở khi sử dụng hàm Filter. Nếu ở trạng thái đóng thì kết quả sẽ có lỗi #REF!

Các dạng lọc của hàm Filter

Hàm Filter có 2 dạng lọc cơ bản là lọc theo một điều kiện và lọc theo nhiều điều kiện.

Ham-Autofilter-voi-ham-Advanced-Filter-02
cách sử dụng hàm Filter để lọc dữ liệu

Lọc theo một điều kiện

Với yêu cầu bài toán là lọc dữ liệu trong vùng B5:D13 để tìm kết quả có giá trị Red trong cột D.

Cách làm: bạn có thể sử dụng 2 công thức sau

Cấu trúc 1: =FILTER(B5:D13,D5:D13=H2,”Không tìm thấy”)

Cấu trúc 2:=FILTER(B5:D13,D5:D13=”Red”,”Không tìm thấy”)

2 công thức này đều cho ra kết quả giống nhau. Tuy nhiên, việc viết điều kiện trực tiếp “Red” như trong Cấu trúc 2 đang làm là không nên. Nguyên nhân, khi “Red” thay đổi thành điều kiện khác, bạn lại phải vào trong công thức để sửa điều kiện cũ thành điều kiện mới. Như vậy, việc để điều kiện ở 1 ô bên ngoài công thức, sau đó trích dẫn tới ô đó sẽ giúp bạn có công thức linh hoạt hơn. Ví dụ như cách mà công thức 1 đang dùng.

Lọc theo nhiều điều kiện

Nếu bài toán yêu cầu kết hợp nhiều điều kiện phức tạp hơn. Thì bạn vẫn có thể sử dụng hàm Filter để đưa ra được những giá trị phù hợp với điều kiện nhất.

Ví dụ: trong vùng dữ liệu B5:D13, bạn muốn lấy những giá trị thỏa mãn đồng thời cả 2 điều kiện: 1 là Cột D có giá trị là Red và 2 là Cột C có giá trị >= 80

Cấu trúc sẽ là:=FILTER(B5:D13,(D5:D13=H2)*(C5:C13>=80),”Không tìm thấy”).

Như vậy, qua nội dung bài viết này bạn đã biết đến các hàm lọc dữ liệu trong Excel. Biết rõ lý do vì sao bạn nên dùng hàm Filter thay thế cho những hàm ở phiên bản cũ. Những ưu điểm mà Filter đem lại là: cách làm đơn giản, tiết kiệm thời gian, hoàn toàn tự động. Chúng sẽ giúp bạn giải quyết nhanh nhất và chính xác nhất những bài toán lọc có điều kiện phức tạp. 

>>> Xem thêm: Hàm HLOOKUP trong Excel, những điều cần biết và cách sử dụng – digitalfuture

>>> Xem thêm: Chia Sẻ Bí Quyết Cách Dùng Hàm Nhân (Hàm PRODUCT) Trong Excel

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button