Cách sử dụng Track Changes trong Word để lần vết và rà soát

#đầu tiên. Theo dõi thay đổi là gì?

Theo dõi Thay đổi trong Word là một tính năng cho phép chúng ta theo dõi các thay đổi, nếu có, về định dạng hoặc nội dung trong tài liệu Word.

Tương tự như tính năng Comment, Track Changes thường được áp dụng trong giáo án, hợp đồng, bản nháp,… Tuy nhiên, tính năng này sẽ cho phép người dùng chỉnh sửa trực tiếp nội dung của tài liệu ..

Và tất cả các thay đổi sẽ được tự động tô sáng với Màu, In đậm, Nghiêng, Gạch chân, Gạch ngang, …

# 2. Cách bật tính năng Theo dõi Thay đổi trong Word

+ Bước 1: Mở văn bản bạn muốn theo dõi các thay đổi. Ví dụ, tôi có một tệp văn bản như hình dưới đây:

+ Bước 2: Chọn thẻ Review => trong nhóm Tracking => chọn Track Changes

# 2. Tùy chỉnh các tùy chọn Theo dõi Thay đổi

Khi bạn chèn một số tài liệu nhất định, chúng sẽ được định dạng tự động Gạch chân với màu Xanh lamvà khi bị xóa, chúng sẽ được định dạng tự động Gạch ngang màu xanh lá cây tươi sáng,…

Còn về cách đánh dấu thì tùy vào cài đặt của bạn trong hộp thoại. Advanced Track Changes Options. Các bước thực hiện như sau:

+ Bước 1: Chọn thẻ Review => trong nhóm Tracking => chọn

+ Bước 2: Hộp thoại Track Changes Options xuất hiện => vui lòng chọn Advanced Options …

+ Bước 3: Hộp thoại Advanced Track Changes Options xuất hiện với giao diện như hình bên dưới, tùy chỉnh các tùy chọn:

• Chèn chọn kiểu định dạng cho ký tự và từ được chèn

Các định dạng được hỗ trợ là Chỉ tô màu, In đậm, Nghiêng, Gạch chân, Gạch chân kép và Gạch ngang. Định dạng / màu mặc định là Gạch chân / Blued

• Xóa Chọn kiểu định dạng cho các ký tự và từ sẽ bị xóa.
• Đã thay đổi dòng Định dạng kiểu đường viền cho các dòng chứa các ký tự và từ đã thay đổi. Đường viền trái, Đường viền phải và Biên giới bên ngoài là các loại được hỗ trợ.
• Chuyển từ chọn kiểu định dạng cho văn bản trước khi cuộn.
• Chuyển đến chọn kiểu định dạng cho văn bản ở vị trí sau khi cuộn.

# 3. Cách hiển thị các thay đổi trong tài liệu

Chọn

Display for Review => chọn một trong bốn cách hiển thị mà phần mềm cung cấp ..

• Đánh dấu đơn giản.
• Tất cả đánh dấu hiển thị đánh dấu nội dung đã thay đổi.
• Không có đánh dấu không hiểu việc hiển thị đánh dấu nội dung đã thay đổi.
• Nguyên bản chỉ hiển thị văn bản gốc.

Hình dưới đây minh họa cách thực hiện. được hiển thị Simple Markup, All Markup, No Markup và Original theo thứ tự từ trái sang phải từ trên xuống dưới:

Ở đây nội dung của văn bản được chỉnh sửa như thế này:

• Cụm từ Simple Markup in đậm
• Cụm từ “hiển thị các đánh dấu nội dung thay đổi” đã xóa
• Cụm từ “chỉ hiển thị văn bản ban đầu” được chèn vào

#4. Tùy chỉnh loại đánh dấu để hiển thị trong tài liệu

Chọn

Show Markup => chọn kiểu đánh dấu để hiển thị trong tài liệu:

• Bình luận nhận xét và đánh giá.
• Chèn và Xóa các thao tác thêm bớt nội dung tài liệu.
• Định dạng các thao tác định dạng.
• Bóng bay:
  • Hiển thị Bản sửa đổi trong Bóng bay hiển thị các chỉnh sửa trong Balloon.
  • Hiển thị nội tuyến tất cả các bản sửa đổi hiển thị tất cả các chỉnh sửa trên dòng.
  • Chỉ Hiển thị Nhận xét và Định dạng trong Bóng bay chỉ hiển thị nhận xét và định dạng trong Balloon.

# 5. Cách xử lý các thay đổi đối với tài liệu

Ví dụ như:

Các thành viên sau khi chỉnh sửa tài liệu sẽ gửi lại cho nhóm trưởng hoặc (trưởng bộ phận, trưởng nhóm, quản trị viên, …). Người này sẽ xem và quyết định chấp nhận hoặc xóa các thay đổi của các thành viên ..

# 5.1 Chấp nhận các thay đổi

Chọn

Accept => chọn…

• Chấp nhận và chuyển sang tiếp theo Chấp nhận thay đổi và chuyển đến vị trí thay đổi tiếp theo.
• Chấp nhận thay đổi này Chấp nhận thay đổi ở vị trí con trỏ chỉnh sửa.
• Chấp nhận tất cả các thay đổi được hiển thị chấp nhận tất cả các thay đổi có thể nhìn thấy.
• Chấp nhận tất cả các thay đổi Chấp nhận tất cả các thay đổi trong văn bản.
• Chấp nhận tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi Chấp nhận tất cả các thay đổi trong văn bản và ngừng theo dõi.

# 5.2 Hủy thay đổi

Chọn

Reject => chọn…

• Từ chối và chuyển sang tiếp theo bỏ thay đổi và chuyển đến vị trí có thay đổi tiếp theo.
• Từ chối thay đổi Xóa thay đổi ở vị trí con trỏ chỉnh sửa.
• Từ chối tất cả các thay đổi được hiển thị loại bỏ tất cả các thay đổi có thể nhìn thấy.
• Từ chối tất cả các thay đổi loại bỏ tất cả các thay đổi trong văn bản.
• Từ chối tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi loại bỏ tất cả các thay đổi trong văn bản và ngừng theo dõi.

# 6. Phần kết

Vâng, như bạn có thể thấy, sử dụng Theo dõi thay đổi trong Word để theo dõi và xem lại trong tài liệu vô cùng hữu ích phải không nào.

Chúng ta cần biết khi nào sử dụng Nhận xét và khi nào sử dụng Theo dõi thay đổi để sử dụng nó một cách hợp lý. Cách dễ nhất để phân biệt là:

• Chỉ có quyền bình luận và bình luận => sau đó sử dụng tính năng Comment.
• Nếu bạn có quyền bình luận, góp ý và có thêm quyền chỉnh sửa trực tiếp vào nội dung văn bản, hãy sử dụng tính năng Track Changes.

Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn. Xin chào tạm biệt và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!

Đọc thêm:

CTV: Nhựt Nguyễn – phanmemdownload.com