Phần mềm

Chia sẻ cách xóa khoảng trắng thừa bằng hàm TRIM trong Excel hiệu quả

Không phải lúc nào quá trình làm việc trên Excel cũng được thuận lợi. Đôi khi chính những khoảng trắng thừa ở ô Excel khiến bạn khó xử lý dữ liệu hơn. Đặc biệt khi khoảng trắng đó xuất hiện rất nhiều. Lúc này, hàm TRI trong Excel sẽ giúp bạn xử lý toàn bộ khoảng trắng. Dữ liệu được đảm bảo trở về tiêu chí chuẩn như bạn mong muốn. Ngoài hàm TRIM, hàm SUBSTITUTE cũng có khả năng xóa khoảng trắng rất hiệu quả.

Ham-TRIM-trong-Excel
Hàm TRIM trong Excel

Hàm TRIM trong Excel xóa khoảng trắng thừa 

TRIM có thể loại bỏ khoảng trắng trước, sau và giữa của dữ liệu. Dữ liệu của bạn sẽ chỉ tồn tại duy nhất 1 khoảng trắng đúng chuẩn mực. Vậy hàm này có điều gì đặc biệt về cấu trúc và cách sử dụng?  

Tính năng của hàm

Hàm TRIM trong Excel được sinh ra để hoàn thành sứ mệnh loại bỏ đi những khoảng trắng thừa trong dữ liệu. Tất cả khoảng trắng nằm ở vị trí trước, giữa và sau đều bị xóa. Kết quả cuối cùng là chỉ còn duy nhất 1 khoảng trắng chuẩn được giữ lại. 

Trong quá trình dùng văn bản, bạn khó tránh khỏi rơi vào tình trạng có nhiều khoảng trắng dư thừa gây cản trở. Việc loại bỏ chúng đi là một nhu cầu rất cần thiết. Hàm TRIM có khả năng loại bỏ khoảng trắng như sau:

  • Xóa bỏ ký tự khoảng trống ASCII 7-bit không còn tồn tại trên văn bản.
  • Không có khả năng xóa khoảng trống không ngắt.
  • Thường được sử dụng phổ biến ở Website trong dạng phần tử HTML

Cú pháp

=TRIM(text)

Trong đó text chính là đoạn văn bản cần xóa bỏ khoảng trắng và một vài tham số cần thiết. Text này được nhập trực tiếp. Ngoài ra, tham  chiếu cũng có thể nhập trực tiếp tương tự.

Một vài lưu ý về Hàm TRIM

Trước khi sử dụng hàm TRIM trong Excel bạn cần nắm rõ một vài lưu ý dưới đây:

  • TRIM sẽ loại bỏ khoảng trắng thừa trong văn bản. Vì vậy, chúng sẽ để lại 1 khoảng trống chuẩn nằm giữa những từ của văn bản. Ngoài ra, ký tự khoảng trắng đầu hoặc cuối sẽ không tồn tại trong văn bản.
  • TRIM phát huy hiệu quả cao trong việc dọn dẹp văn bản từ những ứng dụng và môi trường khác.
  • TRIM chỉ có thể loại bỏ ký tự không gian ASCII (32) trong văn bản.
  • Ở các văn bản Unicode sẽ luôn tồn tại một ký tự không gian (160) khó có thể bị phá vỡ. Chúng thường hiện hữu trong website dạng HTML. Vì vậy bạn không thể dùng hàm TRIM để xóa.

Ví dụ cách dùng hàm TRIM trong Excel

Tất cả các hàm trong Excel chỉ có thể được nắm chắc về quy luật khi bạn ứng dụng chúng vào trong thực tế. Thông qua một số ví dụ dưới đây, bạn sẽ biết cách sử dụng khi gặp sự cố khoảng trắng trong văn bản. Từ đó, thao tác của bạn sẽ không bị lúng túng, mà trở nên thành thạo.

Ví dụ 1: Xóa khoảng trắng trong cột họ và tên

Xoa-khoang-trang-trong-cot
Xóa khoảng trắng trong cột họ và tên

Công thức ứng dụng : =TRIM(C4)

Dung-ham-TRIM
Dùng hàm TRIM

Kết quả sau khi xóa:

Dung-ham-TRIM-01
Kết quả thu được

Ví dụ 2: Kết hợp hai hàm TRIM và CONCATENATE để nối cột họ tên lót với cột tên.

Ở ví dụ này, chúng ta sẽ kết hợp 2 hàm TRIM và CONCATENATE để nối cột họ tên lót với cột tê. Công thức sử dụng:

=CONCATENATE(TRIM(C4);” “;D4)  

Dung-ham-TRIM-02
Kết hợp hàm TRIM với hàm CONCATENATE

Ta thu được kết quả như hình:

Dung-ham-TRIM-04
Kết quả thu được như trong hình dưới

Xóa khoảng trắng phía trước trong cột số

Trong trường hợp dữ liệu không phải là văn bản mà là con số thì bạn sẽ xóa như thế nào? Nếu nhìn sơ qua, bạn cảm tưởng hàm TRIM đã hoàn thành đúng nhiệm vụ hiệu quả. Tuy nhiên, khi nhìn kỹ thì những giá trị sau khi chỉnh sẽ không còn chức năng của một con số. 

Dung-ham-TRIM-05
Xóa khoảng trắng trong cột số

Các điểm bất thường thể hiện như sau:

  • Cột gốc chứa khoảng trắng với cột sau khi sửa đều căn trái mặc dù bạn đặt dạng Số cho ô. Bạn nên nhớ con số bình thường luôn được mặc định căn phải.
  • Khi bạn lựa chọn tối thiểu 2 ô Số sau khi sửa, Excel sẽ chỉ hiện CONUNT tại thanh trạng thái. Dấu hiệu này không đúng với mặc định con số thanh luôn hiển thị SUM và AVERAGE.
  • Công thức SUM sử dụng cho ô qua quá trình sửa đều ra kết quả 0.
Dung-ham-TRIM-06
Kết quả trả về 0

Điều này thật dễ hiểu. Hàm TRIM trong Excel chỉnh sửa khoảng trắng trong văn bản. Trong khi đó, bạn lại dùng cho ô số. Tuy nhiên, bạn đừng lo lắng, lỗi này có thể được khắc phục ngay nếu bạn nhân giá trị đã được sửa với 1. Bạn ứng dụng Paste Special → Multiply.

Giải pháp hoàn hảo là bạn kết hợp hàm TRIM với hàm VALUE:

=VALUE(TRIM(A2))

Chúng có thể loại bỏ mọi khoảng trắng phía trước và sau. Kết quả trả về dạng số chuẩn.

Dung-ham-TRIM-07
Kết quả trả về dạng số chuẩn

Cách xóa khoảng trắng phía trước (Left TRIM)

Có nhiều lúc, xen vào giữa con chữ là có tới trên 2 khoảng trắng. Bạn sẽ cần loại bỏ những khoảng trắng phía trước này để về dạng chuẩn. 

Dung-ham-TRIM-10
Xóa khoảng trắng phía trước

Công thức hoàn hảo bạn nên áp dụng lúc này là: 

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Ở công thức này, bạn thấy sự xuất hiện của 3 hàm: FIND, MID và TRIM nhằm xác định vị trí ký tự thứ 1 trong chuỗi. Tiếp đến, bạn bổ sung con số đó trong hàm MID khác. Lúc này, hàm sẽ cho ra toàn bộ chuỗi văn bản. Thường độ dài của chúng được đo bằng hàm LEN. Như vậy, ký tự thứ 1 sẽ về đúng vị trí.

Dung-ham-TRIM-09
Ký tự thứ 1 đúng về vị trí

Cuối cùng, đoạn văn bản chữ gốc sẽ được thay bằng đoạn đã qua chỉnh sửa. Khoảng trắng thừa trong một ô được đếm. Nhiều trường hợp, bạn có nhu cầu biết số lượng khoảng trắng thừa trước khi cần loại bỏ chúng. Để nắm trong tay con số này, bạn cần áp dụng công thức:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Bạn cần lưu ý:

  • Kết quả trả về của công thức là số khoảng trắng thừa. Chúng gồm có: khoảng trắng phía trước, sau và giữa chữ. 
  • Xóa tất cả khoảng trắng bạn nên sử dụng hàm SUBSTITUTE.
Dung-ham-TRIM-11
Hình minh họa công thức

Đánh dấu ô có khoảng trắng thừa

Đôi khi những khoảng trắng này lại ẩn chứa những tin tức quan trọng hoặc nhạy cảm. Vì vậy, bạn cần phải xác định chúng trước khi đi đến quyết định xóa. Để làm được điều này, bạn cần đánh dấu ô rồi mới kiểm tra thông tin.

Công thức để đánh dấu ô như sau:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Trong đó, A2 chính là ô chứa dữ liệu trên cùng bạn có nhu cầu cần đánh dấu. 

Công thức này có khả năng đánh dấu ô sở hữu độ dài đoạn chữ > độ dài đoạn chữ sau quá trình đã laoij bỏ khoảng trắng thừa. 

Bí quyết cho ra đời công thức điều kiện là bạn chọn toàn bộ những ô bạn cần đánh dấu. Tiếp đến, bạn loại bỏ ô đầu cột. Sau đó, bạn truy cập Home > chọn Styles > nhấn Conditional formatting > rồi chọn New Rule. Cuối cùng là bạn click vào Use a formula to determine which cells to format.

Bạn có thể thấy rõ điều này ngay hình bên dưới.

Dung-ham-TRIM-12
Kết quả khớp với khoảng trắng thừa

Hàm TRIM Excel lỗi

Hàm TRIM trong Excel sinh ra để loại bỏ đi các khoảng trắng (chúng thuộc mã 32 tại hệ thống ASCII 7-bit). Ở hệ thống Unicode còn tồn tại ký tự mang tên khoảng trắng không ngắt. Chúng mang mã thập phân 160  – mã html &nbsp. Điểm hạn chế của  hàm TRIM chính là nằm ở vấn đề không thể xóa được mã này.

Trong trường hợp dữ liệu tồn tại số khoảng trắng >1 mà hàm TRIM không thể xóa. Bạn hãy sử dụng hàm SUBSTITUTE nhằm chuyển đổi khoảng trắng không ngắt sang khoảng trắng thường. 

Chẳng hạn chuỗi văn bản thuộc ô A1, công thức dưới đây:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), ” “))

Dung-ham-TRIM-13
Hàm TRIM lỗi

Trong tình huống công thức trên không có tác dụng nguyên nhân có thể đến từ dữ liệu bao gồm ký tự không in được mã ngoài tầm 0 – 32 và khác 60. Ở vào trường hợp này, bạn sẽ vận dụng công thức sau:

  • Khoảng trắng phía trước sẽ là:  =CODE(LEFT(A1,1))
  • Khoảng trắng phía sau sẽ là: =CODE(RIGHT(A1,1))
  • Khoảng trắng ở giữa sẽ là: =CODE(MID(A1, n, 1)))

Trong đó A1 là ô bao hàm chuỗi văn bản. Còn n được coi là vị trí ký tự lỗi thuộc chuỗi văn bản đó.

Cuối cùng bạn cần đưa mã ký tự trong công thức: TRIM(SUBSTITUTE()).

Chẳng hạn: Công thức CODE cho về mã 9, ký tự thanh ngang (Horizontal Tab). Công thức bạn sử dụng xóa là:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), ” “))

Loại bỏ tất cả khoảng trắng với hàm SUBSTITUTE

Thực tế, hàm TRIM chỉ có thể loại bỏ khoảng trắng trước, sau và giữa văn bản. Chúng luôn để lại khoảng trắng duy nhất. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp bạn cần xóa toàn bộ khoảng trắng này đi. Giải pháp cho bạn chính là sử dụng hàm SUBSTITUTE.

Công thức xóa toàn bộ khoảng trắng sẽ là:

=SUBSTITUTE(A1,“  “, “ “)

Trong đó A1 đầu tiên thuộc cột dưới bao gồm số và từ sau quá trình toàn bộ khoảng trắng đã được loại bỏ. 

Dung-ham-TRIM-14

Bên cạnh nắm rõ cấu trúc, cách dùng hàm TRIM trong Excel, bạn cần biết vận dụng chúng vào thực tế. Khi vận dụng nhuần nhuyễn, công việc của bạn được nâng cao và đạt hiệu quả cao. Hy vọng qua bài viết, bạn đã bỏ túi cho mình toàn bộ bí quyết sử dụng hàm TRIM để xóa khoảng trắng tốt nhất. 

>>> Xem ngay: 9 Hàm Thống Kê Thông Dụng Trong Excel Bạn Không Nên Bỏ Qua

>>> Xem ngay: Khám phá 3 hàm nối chuỗi trong Excel đơn giản và hiệu quả nhất – digitalfuture

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button