Phần mềm

Hàm INDEX trong Excel dùng để làm gì? Có khó hay không?

Nếu bạn là người thường xuyên phải dùng đến Excel để làm việc chắc chắn không thể bỏ qua các Hàm tìm kiếm. INDEX là một trong Hàm thuộc top Hàm tìm kiếm nhiều công năng nhất. Nhiều người sẽ có chung thắc mắc Hàm INDEX trong Excel dùng để làm gì? Cùng theo dõi bài chia sẻ chi tiết về hàm INDEX dưới đây nhé.

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel
Sử dụng hàm tìm kiếm trong Excel

Hàm INDEX là gì? cú pháp và ý nghĩa Hàm INDEX trong Excel

Trong tất cả các Hàm tìm kiếm thì INDEX chắc chắn lọt top 10. Bởi Hàm này rất nhạy và có thể kết hợp với các Hàm khác để giải quyết nhiều việc một cách nhanh chóng nhất.

Vậy Hàm INDEX là gì?

INDEX được hiểu là Hàm excel trả về giá trị hoặc tham chiếu của 01 ô trong excel. Nó chính là kết quả giao nhau giữa dòng và cột được xác định bởi các thông số cho trước như: Điểm tham chiếu (Tính từ địa chỉ nào), Số lượng dòng, Số lượng cột, Vùng ô.

Nói cách khác, bạn dùng Hàm INDEX khi bạn biết (hoặc có thể tính toán) vị trí của một phần tử trong dải. Và khi bạn muốn nhận giá trị thực của phần tử đó.

Hàm INDEX là một trong những Hàm tìm kiếm được sử dụng phổ biến nhất. Tốt hơn cả Hàm VLOOKUP. Nếu Hàm VLOOKUP chỉ tìm được từ trái qua phải thì INDEX có thể tìm kiếm bất cứ kiểu nào cũng được. 

Các dạng của Hàm INDEX

Dạng một là Kết quả của Hàm INDEX sẽ trả về giá trị của một ô (Khi bạn đã cho các giá trị tham chiếu kèm theo)

Dạng hai là trả về một dải ô tham chiếu, được quy định bởi [area_num]

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-01
Hàm INDEX có khó không?

Cú pháp Hàm INDEX

Công thức Hàm INDEX có 2 dạng. Tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể bạn có thể linh hoạt áp dụng mỗi loại cú pháp cho phù hợp nhé.

Cú pháp 1 có công thức = INDEX(Array, Row_Num, [Column_num])

Cú pháp 2 có công thức  = INDEX (Reference, Row_Num, [Column_num], [Area_num])

Thông thường nếu bạn tìm một giá trị theo 1 điều kiện thì chọn cú pháp 1. Còn sử dụng Hàm mảng hoặc kết hợp với các Hàm như Sum, sumif…thì chọn công thức 2.

TRONG ĐÓ:

– Array: Mảng hay còn gọi vùng dữ liệu

– Row_num: Số lượng dòng tính từ dòng đầu tiên của Array đến dòng chứa giá trị cần tìm kiếm

– Column_num: Số lượng cột tính từ cột đầu tiên của Array đến cột chứa trị cần tìm kiếm

– Area_num: Chọn 1 vùng dữ liệu để tham chiếu tại đó trả về sự giao nhau giữa dòng và cột

Nếu Row_num và Column_num giao nhau sẽ xác định được ô cần tìm là ô nào.

Cách dùng Hàm INDEX trong Excel thông qua ví dụ thực tế

Hàm INDEX trong Excel dùng để làm gì có những phiên bản nào. Hàm này có hai phiên bản là định dạng dải và định dạng tham chiếu. Cả hai định dạng này đều sử dụng được trong tất cả các hệ điều hành của Microsoft Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và 2003.

Định dạng mảng của INDEX

Đây là dạng trả về giá trị của một phần tử trong một bảng hoặc một mảng dựa trên số hàng và cột mà bạn chỉ định trước đó.

Cấu trúc Hàm

Định dạng mảng của INDEX chúng ta sẽ có công thức sau INDEX (array, row_num, [column_num])

Giải thích các cụm từ như sau:

array được hiểu là một dãy các ô, có tên dải hoặc bảng.

row_num: đây là hàng thứ mấy trong mảng mà bạn muốn được trả về giá trị. 

column_num: Đây là cột thứ mấy để trả về một giá trị. 

Lưu ý nếu bạn bỏ qua row_num thì column_num là bắt buộc và ngược lại

Ví dụ cụ thể: 

Chúng ta có công thức “= INDEX (A1: D6, 4, 3)”. Kết quả sẽ trả về giá trị tại giao điểm của hàng thứ 4 và cột thứ 3 trong mảng A1: D6, là giá trị trong ô C4.

Định dạng tham chiếu của INDEX trong Excel

Định dạng tham chiếu của Hàm INDEX được hiểu để trả về ô tham chiếu tại giao điểm của hàng và cột đã xác định.

Cấu trúc Hàm INDEX dạng tham chiếu

Dạng này chúng ta sẽ sử dụng cấu trúc INDEX (reference, row_num, [column_num], [area_num])

Trong đó:

reference ở đây được hiểu là một hoặc nhiều dải.

row_num là số thứ tự của hàng nằm trong khoảng mà từ đó trả về một ô tham chiếu. Cái này giống dạng mảng.

column_num: Được hiểu là số thứ tự cột để trả về một ô tham chiếu và hoạt động tương tự như dạng mảng.

area_num: là một tham số tùy chọn chỉ ra mảng từ đối số tham chiếu để sử dụng. Nếu bỏ qua tham số này, công thức INDEX sẽ trả lại kết quả cho mảng đầu tiên.

Ví dụ

Ta có công thức = INDEX ((A2: D3, A5: D7), 3, 4, 2) sẽ trả về giá trị của ô D7. Đồng thời tại giao điểm của hàng thứ 3 và cột thứ 4 trong khu vực thứ hai (A5: D7).

Hướng dẫn cách dùng Hàm INDEX và MATCH qua bài tập có lời giải

Hàm INDEX và Match là hai Hàm rất nổi bật trong Excel mà hoàn toàn có thể thay thế được cho Hàm VLOOKUP. Để nắm rõ hơn cách sử dụng cũng như các ứng dụng của hai Hàm này, chúng ta sẽ cùng làm bài tập dung Hàm INDEX và MATCH dưới đây. 

Bài tập 1: Sử dụng Hàm MATCH tìm vị trí theo dòng, cột

Cho bảng tính với các giá trị như dưới:

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-02
Ví dụ thực tế

Hỏi cần biết thông tin của “Lê Thị Thủy” thì bạn phải làm thế nào? 

Lời giải: Việc đầu tiên phải xem người này nằm ở ô nào. Tiếp đó, bằng cách sử dụng Hàm MATCH, bạn sẽ có câu giải đáp cho việc trên.

Ta áp dụng công thức =MATCH(“Lê Thị Thủy”, cột Họ tên, số 0)

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-03
Cách dùng Hàm INDEX

Như vậy nhờ Hàm MATCH chúng ta sẽ có kết quả là số 3, tương ứng với dòng thứ 3 trong bảng dữ liệu trên.

Vậy số 3 trong dòng có tác dụng gì? Tiếp tục làm bài dưới đây nhé.

Bài tập 2: Kết hợp Hàm INDEX với MATCH tìm Email theo tên

Tiếp tục dựa vào bảng trên,, ta thấy tại vị trí dòng 3 sẽ xuất hiện Email cần tìm. Như vậy thật đơn giản chúng ta chỉ cần nhìn theo cột Email, tại vị trí dòng 3 trong bảng là chúng ta đã có kết quả cần tìm.

Đây cũng chính là cách kết hợp hai  Hàm INDEX với MATCH:

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-04
Kết hợp hai  Hàm INDEX với MATCH

Như vậy ở công thức tại ô D15 tìm Email, chúng ta nhận ra rằng công thức =INDEX(E3:E8,MATCH(D12,C3:C8,0))

Tại cú pháp này, Hàm tìm kiếm INDEX sẽ có nhiệm vụ: Chỉ ra cột chứa giá trị cần tìm là cột E, vùng E3:E8. Tiếp theo là chỉ ra dòng chứa giá trị cần tìm, dòng này đã xác định bởi Hàm MATCH chúng ta đã làm ở trên.

Giao điểm giữa dòng và cột trong Hàm INDEX ở đây chính là kết quả email mà chúng ta đang muốn tìm.

Bài tập 3: Dò tìm từ phải qua trái với Hàm INDEX kết hợp MATCH

Nếu như ở hàm tìm kiếm cũ chúng ta hay dò tìm theo chiều từ Trái qua Phải. Nhưng nếu dò tìm theo chiều ngược lại thì chúng ta phải xử lý thế nào?

Ta có ví dụ với yêu cầu Tìm tên dựa vào thông tin Email đã cho sẵn như bảng dưới:

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-05
Cột Email là cột thứ 3

Ngay bên cạnh đó ở bên phải chính là cột Họ tên (cột thứ 1).

Như vậy để tìm được họ tên từ địa chỉ Email sẵn có nghĩa là chúng ta đang thực hiện việc tìm kiếm từ phải qua trái.

Lời giải:

Đầu tiên chúng ta sẽ dùng Hàm MATCH để tìm vị trí dòng của email trong cột Email =MATCH(Email, vùng chứa Email, 0)

Sau đó kết hợp dùng với Hàm INDEX ta có kết quả cột Họ tên (cột C), vùng C3:C8 với công thức

=INDEX(C3:C8,MATCH(D12,E3:E8,0)). Vậy là ta có kết quả rồi.

Bài tập 4: Xác định đơn giá của mặt hàng theo nhiều điều kiện

Cho bảng dữ liệu sau

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-06
Cách kết hợp hai Hàm INDEX với MATCH trong Excel

Hãy xác định đơn giá của 1 mã hàng bất kỳ, trong 1 công ty bất kỳ nào đó?. Có nghĩa chúng ta sẽ phải cùng lúc làm được 2 việc là xác định  Mã hàng và Mã công ty

Kết hợp Hàm INDEX và Hàm MATCH chúng ta có các bước làm như sau

Bước 1

 Cùng đi tìm vị trí Mã hàng nằm trên cột thứ mấy trong bảng

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-08
Tìm mã hàng

Tại đây tham chiếu giá trị Mã hàng trong dòng 3. Đây chính là dòng chúng ta làm căn cứ đối chiếu.

Áp dụng công thức hàm MATCH =MATCH(H2,A3:E3,0) ta cho kết quả là 2, tương ứng với cột thứ 2.

Bước 2

Sau khi tìm được mã hàng chúng ta tìm vị trí Mã công ty nằm trên dòng thứ mấy trong bảng

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-09
Kết quả hàm INDEX

Tiếp tục dùng công thức Hàm MATCH =MATCH(H3,A3:A7,0) ta có kết quả là 3, tương ứng với dòng thứ 3.

Với kết quả trên ta có giao điểm của dòng 3, cột 2 chính là ô B5.

Bước 3

Việc còn lại bây giờ llà dùng Hàm INDEX để kết nối giữa Dòng và Cột đã xác định được ở trên.

Su-dung-ham-tim-kiem-trong-Excel-10
Khi sử dụng Hàm INDEX này ta được

Thay vì tham chiếu tới 1 cột cố định ta tham chiếu cho cả vùng bảng A3:E7.

Ở đây, số dòng xác định bởi Hàm MATCH tại ô I3, số cột xác định bởi Hàm MATCH tại ô I2.

Dùng công thức của Hàm INDEX =INDEX(A3:E7,I3,I2) ta sẽ có được giao điểm giữa số dòng và số cột đã xác định được.

Với 4 bài tập trên, chúng ta đã hoàn toàn biết cách sử dụng Hàm INDEX kết hợp Hàm MATCH để thực hiện việc tìm kiếm trong Excel. Thay vì phải đắn đo sử dụng Hàm VLOOKUP hay HLOOKUP, VLOOKUP với Hàm MATCH, HLOOKUP với Hàm MATCH, lúc này ta chỉ cần dùng INDEX kết hợp MATCH là xong.

Và với những thông tin cung cấp trên đây, chúng ta có thể biết được Hàm INDEX trong Excel dùng để làm gì? Thực tế có khó không. Cách vận dụng hàm INDEX trong các ví dụ thực tế. Hy vọng bài chia sẻ này có nhiều thông tin bổ ích về hàm INDEX cũng như các hàm tìm kiếm trong Excel.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm lấy ký tự bất kỳ trong Excel

>>> Xem thêm: [Top 5] Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Chia Trong Excel Có Ví Dụ Dẫn Chứng

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button