Phần mềm

Hàm Text trong Excel và những ứng dụng không thể bỏ qua

Bạn đang loay không biết làm sao để chuyển giá trị số thành một chuỗi văn bản? Hàm Text trong Excel sẽ giúp bạn thực hiện điều này chỉ trong một nốt nhạc. Vậy hàm Text là gì? Công thức như thế nào và ứng dụng ra sao? Chúng ta cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Công thức và ứng dụng của hàm Text trong Excel

Công thức và ứng dụng của hàm Text là mối quan tâm của nhiều người.

Công thức

Hàm Text trong Excel có công thức như sau:

 TEXT(giá trị, định dạng_văn bản)

Giá trị chính là số bạn đang muốn chuyển sang dạng văn bản. Đó là số, ngày tháng, hoặc chính là tham chiếu của một ô mà ô này có chứa giá trị số. Đây cũng có thể là một hàm khác mà kết quả của hàm này là ngày hoặc số.

Định dạng văn bản: Chính là định dạng cần sử dụng. Thể thức của chúng được đặt trong dấu ngoặc kép.

Hàm Text thường được sử dụng trong các phiên bản từ Excel 2013 trở xuống.

Ham-Text-trong-Excel-chuyen-gia-tri
Hàm Text trong Excel chuyển giá trị số thành một chuỗi văn bản

Ứng dụng của hàm Text trong Excel

  • Hiển thị số phù hợp yêu cầu của người dùng
  • Định dạng ngày tháng theo yêu cầu nhất định
  • Kết hợp ngày tháng hoặc số với các ký tự hoặc văn bản.

Lưu ý: Kết quả của hàm Text là chuỗi văn bản. Do đó kết quả này không thể dùng trong các phép tính khác

Hàm Text trong Excel có những mã định dạng nào?

Trong hàm Text mỗi phần sẽ có một mã định dạng phù hợp. Hầu hết các định dạng trong Exel đều được hàm Text chấp nhận. Kết quả trả về số theo cách người dùng mong muốn.

Những mã định dạng cơ bản của hàm Text được trình bày trong bảng dưới đây:

Ma-dinh-dang-cua-ham-Text-trong-Excel
Mã định dạng của hàm Text trong Excel

Bên cạnh đó, mã định dạng có thể sử dụng các ký tự trong bảng dưới đây. Kết quả trả về vẫn thể hiện nguyên ký tự.

Ma-dinh-dang-ky-tu-cua-ham-Text-trong-Excel
Mã định dạng ký tự của hàm Text trong Excel

Với ngày, giờ bạn có thể sử dụng các mã định dạng là:

d (day): Ngày của tháng hoặc của năm

m (month): Tháng

y (year): Năm

h (hour): Giờ

m (minute): Phút

s (second): Giây

Hướng dẫn cách sử dụng hàm Text

Hàm Text trong Excel được sử dụng trong một số trường hợp sau:

Kết nối văn bản và số hoặc kết nối văn bản với ngày theo định dạng yêu cầu

Việc này thường được người dùng thực hiện trong các văn bản báo cáo hoặc tóm tắt. Đó là khi bạn muốn tính phần trăm hoặc tính tổng…. Đồng thời bạn muốn giải thích ý nghĩa của chúng. Để làm được điều này bạn sẽ nhập văn bản và số bằng cách sử dụng hàm Concatenate. Sau đó bạn cho hiển thị số (ngày) bằng hàm Text theo mong muốn của mình.

ham-Text-ket-hop-voi-ham-khac
Có thể sử dụng hàm Text kết hợp với hàm khác

Thêm số 0 ở đầu mỗi số

Bạn cũng có thể sử dụng hàm Text để thêm số 0 vào đầu mỗi số với độ dài tùy theo mong muốn. 

Thông thường Excel sẽ tự động xóa số 0 trước mỗi con số trong ô. Nếu muốn giữ nguyên số 0 đúng trước bạn có thể sử dụng hàm Text trong Excel. Bạn dùng mã định dạng chứa những số 0 và thêm vào đầu mỗi con số. Chẳng hạn như “000000”. Bạn muốn đơn vị số được hiển thị như thế nào bạn cần thêm số 0 tương ứng.

Ví dụ nếu bạn muốn kết quả trả về có 7 chữ số 0 đứng đầu thì công thức là:

=TEXT(A2,“0000000”) trong đó A2 là ô chứa giá trị gốc.

Chuyển giá trị thành số điện thoại

Với hàm Text trong Excel bạn có thể dễ dàng chuyển giá trị trong ô thành số điện thoại theo định dạng yêu cầu. Bởi lẽ hàm Text có chứa mã định dạng là dấu ngoặc đơn () và dấu gạch ngang (-).

Ví dụ để chuyển giá trị số trong ô A2 theo định dạng 123-456 bạn sử dụng công thức như sau: 

=TEXT(A2,“###-###”)

Giải thích hàm Text trong Excel không thực hiện được và biện pháp khắc phục

So với rất nhiều hàm khác trong Excel thì hàm Text có vẻ đơn giản và dễ thực hiện hơn. Tuy nhiên vì sao trong một số trường hợp, hàm Text lại cứng đầu, không cho ra kết quả như bạn mong muốn? Nguyên nhân chính của các trường hợp này là do sai mã định dạng.

Các trường hợp điển hình dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ điều này.

Mã định dạng không sử dụng dấu ngoặc kép “”

Trường hợp mã định dạng trong hàm Text không sử dụng dấu ngoặc kép “” thì hàm Text sẽ không thực hiện được. Kết quả trả về sẽ bị lỗi #NAME.

Ví dụ công thức sau đây sẽ bị lỗi: =TEXT(A2,mm/dd/yy) và hiện về lỗi #NAME?

Để công thức này thực hiện được bạn cần sửa lại là: =TEXT(A2,“mm/dd/yy”)

Mã định dạng không sử dụng phù hợp với ngôn ngữ đặc trưng của mỗi nước

Đặc điểm của hàm Text là có ngôn ngữ đặc trưng tùy theo từng nước cụ thể. Chúng cũng yêu cầu mã định dạng ngày, giờ phù hợp với từng đất nước. Do đó định dạng trong công thức ngày, giờ cần có sự thay đổi phù hợp.

Excel-dinh-dang-ngay-thang-nam
Hàm Text trong Excel định dạng ngày tháng năm

Chẳng hạn công thức = TEXT(A2, “mm/dd/yy”) thường không xảy ra lỗi với người sử dụng tiếng Anh. Tuy nhiên với những vùng khác như Đức chẳng hạn thì công thức này không thực hiện được. Ở Đức, bạn cần thay đổi định dạng một chút. “j” thay cho “y” và “t” thay cho “d”. Vì thế ở Đức, công thức định dạng ngày tháng năm như trên sẽ được thay bằng = TEXT(A2, “mm/tt/jj”)

Hàm Text trong Excel có ngôn ngữ đặc trưng, yêu cầu có mã định dạng ngày và giờ cụ thể.

Ví dụ, công thức =TEXT(A2, “mm/dd/yy”) hoạt động tốt với người dùng sử dụng tiếng Anh, nhưng những vùng khác thì không. Điển hình, ở Đức, người dùng cần sử dụng định dạng sau: “t” thay cho “d” và “j” thay cho “y”. Bởi vậy, trong phần mềm Excel của Đức, công thức bên trên sẽ thay bằng  =TEXT(A2; “mm/tt/jj”).

Để hàm Text trong Excel hoạt động tốt, bạn cần sử dụng công thức đúng, mã định dạng chính xác. Đồng thời sừ dụng mã định dạng phù hợp với ngôn ngữ đặc trưng của từng khu vực trên thế giới. Bên cạnh đó bạn cần nắm vững nhiều hàm khác. Bởi lẽ những hàm này trong nhiều trường hợp cũng liên quan đến hàm Text.

Bạn cần nắm rõ các hàm cơ bản trong Excel

  • Hàm tính tổng 1 hoặc nhiều điều kiện: SUMIF, SUMIFS
  • Hàm đếm và thống kê theo 1 hoặc nhiều điều kiện: COUNIF, COUNTIFS
  • Hàm xử lý dữ liệu dạng số, ngày tháng hoặc dạng chuỗi
  • Các hàm tham chiếu, hàm SUMPRODUCT,…

Bạn cũng cần nắm chắc các công cụ thường sử dụng như

  • Conditional formatting để định dạng theo điều kiện
  • Data Validation : thiết lập các điều kiện để nhập dữ liệu
  • Pviot Table để lập báo cáo
  • Cài đặt và sử dụng Name trong công thức.

Hàm Text trong Excel không quá phức tạp phải không bạn? Công thức hàm này cũng rất dễ nhớ. Hàm Text giúp bạn rất nhiều trong công việc. Đặc biệt là khi bạn cần đổi giá trị số sang chuỗi văn bản, định dạng ngày tháng hoặc số điện thoại như mong muốn. Vì thế bạn hãy tìm hiểu thật kỹ về hàm này nhé. Chúc bạn thành công!

>>> Xem ngay: Hàm căn bậc 2 trong excel

>>> Xem ngay: Hàm AND trong Excel – Cú pháp và những ví dụ minh họa cụ thể, dễ hiểu – digitalfuture

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button