Phần mềm

Hé lộ cách điền ngày tháng bằng phím tắt, công cụ và hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel

Excel là công cụ tính toán rất linh hoạt. Công cụ này sở hữu rất nhiều khả năng tuyệt vời. Nếu không học hỏi và khám phá bạn sẽ không bao giờ thấy hết giá trị của phần mềm này. Vậy bạn đã biết cách điền ngày tháng trong Excel chưa? Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel như thế nào? Làm sao lấp đầy thông tin ngày tháng? Tất cả những băn khoăn của bạn sẽ được giải đáp trong bài viết sau.

Làm sao để điền ngày tháng trên Excel?

Có rất nhiều phương pháp giúp bạn điền ngày tháng vào trong file Excel. Chẳng hạn như: điền ngày tháng vào hóa đơn, hay tự động cập nhật ngày giờ tháng năm hiện tại,…Tuy nhiên việc điền như thế nào còn phụ thuộc vào mục đích của bạn.

Download Giáo trình tự học Hàm Excel 2010 pdf+word miễn phí

Cách điền ngày tháng 

Ngày tháng trên Excel có rất nhiều định dạng.Ví dụ ngày 1/1/205 có thể hiển thị là January 1, 2015 hoặc 1-Jan-2015, hoặc 1-Jan. Excel rất thông minh. Tất cả những cách người dùng điền thông tin ngày tháng công cụ này đều dễ dàng hiểu được. Phần mềm sẽ tự động định dạng thông tin ngày thánh mà bạn đã nhập. Có thể định dạng đó giống như cách mà bạn nhập vào Excel. Tuy nhiên cũng có thể đó là định dạng mặc định của Windows. Chúng ta có thể nhận biết định dạng mặc định của Windows bằng dấu “*”cửa sổ Format Cell

Sau khi bạn nhập vào Excel các thông tin về ngày tháng, phần mềm sẽ nhận biết. Sau đó chúng sẽ tự động căn lề phải cho ngày tháng. Điều này khác với bạn nhập thông tin dưới dạng chữ. Bởi vì thông tin dạng chữ sẽ được căn lề trái.

ngay-thang-nam-trong-file-Excel
Cách điền ngày tháng năm trong file Excel

Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin ngày tháng trong Excel

Nếu những thông tin ngày tháng người dùng nhập vào Excel không hiểu, thông tin đó sẽ được căn lề trái. 

Ngoài ra, người dùng có thể thay đổi định dạng ngày tháng bằng cách bấm phím Ctrl+I để mở hộp thoại Format Cell. Chi tiết thay đổi sẽ có trong hộp thoại này.

Trong trường hợp bạn nhập ngày tháng mà ô đó hiển thị kết quả là dãy dấu thăng (#####) thì có thể là ô quá nhỏ để chứa thông tin. Bạn cần điều chỉnh lại độ rộng của ô sao cho thông tin ngày tháng được hiển thị đầy đủ. 

Hướng dẫn điền giờ, ngày tháng hiện tại bằng phím tắt và hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel

Excel có rất nhiều tính năng tuyệt vời. Trong đó phải kể đến chức năng điền thông tin ngày giờ, tháng hiện tại. Thông tin này có thể ở dạng động hoặc dạng tĩnh.

Điền ngày tháng, giờ hiện tại ở dạng tĩnh bằng phím tắt

Nếu bạn muốn thông tin về ngày tháng năm trong file Excel luôn ở dạng tĩnh, bạn hãy dùng cách này. Như vậy, mỗi lần file Excel được mở thông tin này sẽ không thay đổi. Chúng không tự cập nhật sự thay đổi của ngày tháng. Để làm được điều này, Excel cung cấp các phím tắt sau:

  • Phím tắt Ctrl + ; giúp điền ngày tháng hiện tại 
  • Phím tắt Ctrl + Shift + ; giúp điền thời gian hiện tại 
  • Phím tắt Ctrl + ; nhấn phím cách sau đó nhấn Ctrl + Shift + ; sẽ giúp bạn điển cả ngày tháng và giờ hiện tại vào trong ô.
ngay-thang-nam-trong-file-Excel-01
Có thể sử dụng phím tắt để điền ngày tháng trong file Excel

Điền ngày tháng, giờ hiện tại tự động thay đổi bằng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel.

Bạn muốn thông tin thời gian ngày tháng và giờ thay đổi theo hiện tại mỗi lần bạn mở file Excel đó? Rất đơn giản. Bạn chỉ cần sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel. Đó là các hàm sau:

=TODAY(): Đây là hàm giúp bạn điền thông tin ngày tháng vào trong ô

=NOW(): Hàm này giúp bạn hiển thị ngày tháng, giờ hiện tại trong ô

Tuy nhiên khi sử dụng chức năng này bạn cần lưu ý:

  • File Excel sẽ cập nhật thông tin thời gian giờ và ngày tháng dựa vào đồng hồ máy tính của bạn. Nếu thông tin ngày tháng, giờ trên máy tính không chính xác thì thông tin thời gian trên file Excel cũng sai.
  • Giờ và ngày tháng sẽ không cập nhật liên tục. Chúng chỉ được cập nhật khi có 1 lệnh chứa chức năng này hoạt động. Hoặc cập nhật khi file Excel tắt đi mở lại.
nhay-ngay-thang-trong-Excel-01
Điền thời gian bằng hàm thự nhảy ngày tháng trong Excel

Điền giờ và ngày tháng tương tự TimeStamp không đổi

Rất nhiều người muốn điền TimeStamp mà chúng không thay đổi mỗi khi trang tính Excel được mở hoặc tính toán lại.

Với những người mới làm quen với Excel thì việc này không hề dễ dàng. Bạn cần phải dùng đến tham chiếu vòng. Do đó cần phải thực hiện một cách rất cẩn thận.

Ví dụ bạn có 1 bảng dữ liệu gồm các món hàng được nhập ở cột Item (cột A). Mỗi khi một món hàng ở cột A được giao thành công, cột B (Delivery) sẽ được điền “YES”. Và lúc này cột C (Timestamp) sẽ được tự động điền. Cột C là Timestamp không thay đổi.

Bạn sẽ dùng hàm tham chiếu: 

=IF(B2=“YES”,IF(C3=“”,NOW(),C3),“”) 

nhay-ngay-thang-trong-Excel-02
Điền giờ và ngày tháng tương tự TimeStamp không đổi

Hướng dẫn tự động lấp đầy thông tin ngày tháng bằng công cụ tự động trong Excel

Bạn có thể điền ngày tháng vào một dãy ô hoặc cột bằng công cụ AutoFill

Điền ngày tháng vào hàng, cột theo thứ tự tăng dần theo ngày

Bạn muốn điền ngày tháng vào trong hàng hoặc cột nhưng thứ tự tăng dần theo ngày? Các bước thực hiện như sau:

  • Bạn điền vào ô đầu tiên ngày đầu tiên.
  • Bạn click vào ô đầu tiên này và tìm ô nhỏ hình vuông góc dưới bên phải. Đây là Fill Handle. Bạn kéo Fill Handle sang phải hoặc xuống dưới. Như vậy tất cả các ô mà bạn muốn điền ngày tháng sẽ đươc lấp đầy theo thứ tự tăng dần.
nhay-ngay-thang-trong-Excel-03
Điền ngày tháng theo thứ tự tăng dần

Tự động điền các ngày các tháng và các năm

Để điền ngày, tháng, năm tự động vào cột. Bạn có thể dùng Fill Handle như phần trên. Khi các ô đã lấp đầy thời gian theo thứ tự tăng dần, bạn chọn AutoFill. Sau đó chọn Fill Months, Fill Weekdays, Fill Years  tùy theo mục đích của bạn.

Điền ngày tháng tự động theo khoảng cách nhất định

Excel có rất nhiều chức năng điền ngày tháng tuyệt vời. Một trong số đó là điền ngày tháng tự động theo khoảng cách nhất định. Tức là chúng cách nhau với một khoảng cách thời nhất định. Ví dụ ngày sau cách ngày trước 5 ngày, năm trước cách năm sau 5 năm,…

Để làm được điều đó, bạn thực hiện như sau:

  • Điền ngày đầu tiên
  • Chọn ô ngày đầu tiên đó, chuột phải chọn Fill Handle và kéo đến ô cuối cùng để lấp đầy ngày tháng và thả chuột. 
  • Bạn chọn Series trong bảng Menu
  • Hộp thoại Series xuất hiện, bạn chọn Date Unit tùy theo mong muốn của bạn. Sau đó điền vào Step Value số thích hợp. Như vậy là ngày tháng năm sẽ được tự động lấp đầy với khoảng cách bạn yêu cầu.
nhay-ngay-thang-trong-Excel-04
Các hàm điền ngày tháng đơn giản

Điền ngày tháng trong Excel rất quan trọng nhưng không phải ai cũng biết. Bài viết trên đây đã chia sẻ với bạn cách điền ngày tháng năm và giờ vào trong Excel theo nhiều cách. Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel giúp bạn điền thời gian một cách nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất. Bài viết cũng giúp bạn nắm được các phím tắt và công cụ hữu ích khi làm việc với Excel. Chúc bạn luôn thuận lợi trong công việc!

>>> Xem ngay: Giới thiệu hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel – Hàm Vlookup – digitalfuture

>>> Xem ngay: Bạn hiểu được bao nhiêu về hàm dò tìm ký tự trong Excel? – digitalfuture

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button