Đồ Họa

Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu quả mới nhất 2020

Cách sử dụng outlook hiệu quả là một yếu tố giúp các bạn sử lý công việc nhanh chóng và thuận lợi. Nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng outlook hiệu quả. Trong bài viết này, Phanmemdownload.com sẽ viết bài viết Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu quả mới nhất 2020.

Cách Sử Dụng Outlook Hiệu Quả

Mục lục

Hướng dẫn cách sử dụng outlook hiệu quả mới nhất 2020

Nếu hộp thư Microsoft Outlook của bạn lộn xộn và đầy các tin nhắn, thì bạn sẽ có nhiều thời cơ bỏ lỡ một tin nhắn quan trọng. Là một chủ công ty, bỏ lỡ một bức thư có thể là thảm họa. Nó có nghĩa là mất đi công việc mua bán. Và ngay cả khi bạn không sở hữu một công tykhông ai muốn bỏ sót thư điện tử cần thiết.

Bạn đủ nội lực khám phá về phương thức để đơn vị Outlook, vì vậy nó sẽ kết quả hơn. Microsoft Outlook bao gồm một số công cụ mà bạn có thể dùng để sử dụng cho hộp thư của bạn có tổ chức hơn, nếu bạn biết phải làm gì. Nếu bạn chỉ vừa khởi đầu với Outlook, hoặc nếu bạn đã không sử dụng nó, bạn đủ nội lực sẽ không dùng được hết cấp độ của nó.

Trong giúp đỡ này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thức làm thế nào để tổ chức các email trong outlook của bạn. Chúng tôi sẽ lý giải phương thức làm việc của các thư mục và hạng mục. Chúng tôi sẽ đề cập sở qua công cụ Focused tin nhắn. Cuối cùng, bạn sẽ khám phá về làm sao để đơn vị các thư điện tử trong Outlook bằng phương thức sử dụng các tính năng lưu trữ Archive và xóa Delete

Khám phá những lời khuyên và chiến lược hữu dụng về tổ chức tin nhắn hộp thư online

Trước khi chúng ta đi vào chủ đề về cách tổ chức Outlook, đừng quên tải ký để nhận bản tin của Tuts+ cty và tải tài liệu free của chúng tôi: The Ultimate Guide to tin nhắn Zero Mastery. ebook này đề cập về các kế hoạch và các khuyến cáo có ích để thống trị toàn bộ các tin nhắn hộp thư online đến của bạn hiệu quả hơn.

Free eBook PDF Manage Your Inbox

cho đến nay hãy tiến lên để khám phá về các thư mục (folder) và các hình thức màu (categories) trong MS Outlook

Làm sao để để đơn vị hộp thư Outlook của bạn với các thư mục (Video)

Xem hướng dẫn screencast nhanh này để khám phá những điều cơ bản về phương thức sử dụng các thư mục trong Outlook một cách thức mau chóng:

Video Thumbnail

Hoặc nhìn thấy chi tiết các bước được vạch radưới đây để biết thêm thông tin về cách làm sao để để tổ chức các hộp thư Outlook của bạn.

Những điều bạn cần biết về thư mục & các thể loại màu

Nếu bạn mong muốn khám phá làm sao để để tổ chức các thư điện tử trong Outlook, bạn cần phải hiểu các thư mục và hình thức màu (category). Đây là những phần mềm chính mà bạn sẽ sử dụng để kiểm soát được hộp thư của bạn.

Các thư mục Microsoft Outlook

Các thư mục xuất hiện ở bên trái của hộp thư của bạn, bên dưới địa chỉ thư điện tử của bạn (nó cũng được gọi là Navigation Pane). Hiện có hai loại thư mục:

  1. Thư mục mặc định. Các thư mục mặc định là thư mục tiêu hợp lý phần mềm MS Outlook của bạn. Các thư mục mặc định gồm có Drafts, Sent mail, Deleted Items, Trash, gửi tin rác và vân vân. Một số phiên bản của Outlook cũng có một thư mục Clutter, mặc dù nó sắp bị loại bỏ.
  2. Thư mục cá nhân. Đây là những thư mục bổ sung mà bạn tạo ra để cho những thư ưu tiên của bạn. Rất quan trọng để cẩn thận k ko tạo ra quá nhiều các thư mục hoặc bạn đủ sức bị lẫn lộn vì k biết thư mục nào để dùng.

ví dụ về mỗi loại thư mục, xem phiên bản dành cho máy tính để bàn của hộp thư MS Outlook dưới đây:

MS Outlook Ribbon

Microsoft Outlook Ribbon xuất hiện phía trên hộp thư của bạn.

Quan trọng: Microsoft có một số phiên bản ngày nay có sẵn Outlook. Diện mạo trên màn ảnh và tác dụng của bạn có thể hơi không giống tùy thuộc vào phiên bản mà bạn đang sử dụng và cấu ảnh của nó. Hầu hết các giúp đỡ này dựa trên phiên bản mới nhất của Outlook vì được cài đặt trên máy tính để bàn của tôi. ngoài ra, chúng ta sẽ test trên Outlook.com để sử dụng nổi bật một số tính năng nào đó.

để ý các thư mục có nhãn From My Boss của tôi. Đây không phải là thư mục mặc định Default. Thay vào đó, nó là một thư mục cá nhân Personal mà tôi đang thêm vào cho gợi ý này.

Các hạng mục Microsoft Outlook

Bạn có thể sử dụng các hạng mục với mã màu sắc cho lá thư của bạn. ví dụ, bạn đủ nội lực gán mã màu đỏ cho các lá thư khẩn cấp, mã màu xanh cho những thư mà bạn đang chuẩn bị để thực hiện, hạng mục màu tím để cho các cuộc họp, và …. Bạn sẽ muốn sử dụng nó cho nền tảng của riêng bạn.

Phân loại hộp thư của bạn với các màu sắc mã hóa cho các hạng mục cho phép bạn quét qua hộp thư của bạn một cách mau chóng để quyết định sẽ giúp gì với mỗi sms.

Bạn sẽ dùng biểu tượng hạng mục Categorize để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục. Biểu tượng Categorize xuất hiện ở giữa các Ribbon hướng về phía bên phải:

Microsoft Outlook Categorize icon

Biểu tượng Categorize cho phép bạn làm mã màu cho các lá thứ của bạn.

Lưu ý: Biểu tượng Categorize chỉ dành cho người sử dụng thư của Microsoft bằng phương thức dùng một thiết lập tin nhắn hộp thư online Pop hoặc Exchange. Nếu bạn sử dụng một xây dựng IMAP tùy lựa chọn này k khả dụng.

1. phương thức dùng các thư mục

Các thư mục trong Outlook khá easy dùng nếu bạn biết phải làm gì. Dưới đây là một số những điều cơ bản để sử dụng các thư mục:

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Để tạo ra một thư mục trong MS Outlook, click vào tab Folder từ thanh Ribbon. Sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục mới New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder sẽ hiển thị:

Create New Folder dialog box

sử dụng hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder để thêm thư mục và giữ cho email của bạn có tổ chức.

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn mong muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn đã thực hiện xong.

Trong ví dụ này, tôi vừa mới xây dựng một thư mục có tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. Dưới đây là phương thức sắp xếp các thư mục hiện tại:

Outlook inbox showing new added folder

Bạn có thể thêm một thư mục phụ bên dưới một thư mục sẵn có.

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn đủ sức refresh tên của thư mục đó sau khi bạn đã tạo ra nó. lựa chọn thư mục bạn muốn đổi tên bằng phương thức nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện chung quanh tên thư mục đó:

Rename an existing folder in Microsoft Outlook

dùng biểu tượng Rename Folder để đổi tên một thư mục sẵn có trong MS Outlook.

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. Khi bạn đang thực hiện xong, click phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Một khi bạn đã tạo ra một số thư mục, bạn đã sẵn sàng để khởi đầu đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để nhìn thấy các lá thư của bạn:

Email ready to organize in Outlook

Dưới đây là cách thức tổ chức thư trong Outlook bằng cách di chuyển các lá thư vào các thư mục.

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ không khó khăn dẫn lá thư đó vào thư mục chọn của bạn. Trong ví dụ dưới đây, tôi đang kéo tin nhắn hộp thư online “Project estimates” vào thư mục Memos:

Open folder showing a message inside

giống như bạn thấy, lá thư “Project estimates” hiện giờ đã ở trong thư mục Memos.

Bước 4. Xóa một thư mục

đôi khi bạn đủ nội lực thấy rằng bạn k còn mong muốn sư dụng một thư mục mà bạn vừa mới tạo. Khi điều này xảy ra, bạn có thể đơn giản xoá thư mục đó đi.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

You can delete a folder from Outlook

Dưới đây là phương thức tổ chức các hộp thư email Outlook của bạn bằng cách xoá các thư mục không cần kíp.

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: Nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Cách thức dùng các hình thức màu để có đơn vị hơn trong Outlook

Chúng ta hãy có một cái Quan sát sâu sắc hơn về làm sao để để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống lựa chọn all Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

The Color Categories dialog box in Outlook

Bạn có thể làm mã màu cho những thư của bạn trong Outlook để đơn vị chúng.

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn mong muốn đổi tên và bấm vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi bạn đang thực hiện xong các hạng mục đó.

Dưới đây là một gợi ý về một số hạng mục vừa mới được đổi tên:

Renaming color categories in Outlook

Đặt tên cho mỗi hạng mục màu để đơn vị hộp thư Outlook của bạn

Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn đủ sức không giống nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Sau khi bạn đang tùy chỉnh tất cả các hạng mục của bạn, bạn có thể thấy rằng bạn sẽ k sử dụng tất cả các hạng mục này. Nếu điều đó xảy ra, bạn đủ nội lực xoá các hạng mục không dùng.

Để xoá một hạng mục, bấm vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại all Categories mở ra:

How to delete an unused message category in Outlook

Bạn đủ sức xoá các hình thức màu của Outlook mà bạn k dùng.

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Trong ví dụ trên, tôi vừa mới xóa hạng mục màu cam vì tôi không dùng nó. Nhấp vào nút Delete .

Khi một lời nhắc xuất hiện yêu cầu bạn công nhận xóa, click nút Yes. Khi bạn đang hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OKhình thức màu cam k còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn k thể gán nó vào một thư tin nhắn hộp thư online.

Bước 3. Gán một hình thức màu cho một sms

Một khi bạn vừa mới một mình hoá các thể loại màu của bạn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu gán chúng cho các thư trong hộp thư của bạn. Để gán một hình thức màu cho một lá thư, bấm vào lá thư đó để lựa chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Trình đơn Categorize thả xuống sẽ hiển thị:

The Categorize drop-down menu

sử dụng trình đơn Categorize thả xuống để gán các hình thức màu cho email và đơn vị các hộp thư của bạn.

Nhấp vào thể loại màu mà bạn muốn gán cho lá thư đang chọnthể loại màu đó sẽ được gán cho thư. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên phải tên người send thư trong hộp thư của bạn. Trong bài viết của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

Dưới đây là một gợi ý của một hộp thư với các hình thức màu gán cho all các tin nhắn:

Microsoft Outlook inbox organized with categories

Với các thể loại màu được gán cho các lá thư của bạn, bạn có thể biết ngay được phải làm gì với mỗi email.

Một lá thư có thể có nhiều hơn một thể loại màu để gán vào. Để gán một hình thức màu phù hợp cho một lá thư, chọn lá thư đó và bấm vào một thể loại màu khác trong trình đơn Categorize thả xuống .

Bước 4. làm sao để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc thay đổi nó

Theo thời gian, các hình thức màu của một lá thư đủ sức cải thiện. Bạn có hình thức bỏ một hình thức màu từ một lá thư hoặc cải thiện nó. Dưới đây là những điều cần sử dụng.

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào hình thức màu mà hiện vừa mới gán cho thư điện tử để loại bỏ nó:

Removing a Category from an email in Outlook

Bạn có thể xoá một thể loại màu được chỉ định từ một tin nhắn hộp thư online.

Bạn có thể gán một hình thức màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc không gán màu cho nó.

Để loại bỏ all các hình thức màu cùng một lúc từ một thư thư điện tử có nhiều hơn một hình thức màu, chọn thư đó và bấm vào tùy chọn Clear tất cả Categories từ trình đơn thả xuống Categorize:

Clearing the categories from an email with more than one category

sử dụng tùy chọn Clear tất cả Categories để loại bỏ all các thể loại màu từ một email với nhiều hình thức màu được gán.

3. Cách thức dùng Focused sms

Microsoft đã trong quá trình mô tả một tính năng mới được gọi là Focused sms cho người sử dụng Outlook. Bạn đã có quyền truy cập vào Focused tin nhắn tốt không dựa vào vào phiên bản Microsoft Office mà bạn đã dùng.

Nếu phiên bản Outlook của bạn đang sử dụng thư mục Clutter để phân loại các sms k cần thiết, thì tính năng đó vừa mới được nhập vào Focused inbox mới.Thư mục Clutter hiện giờ của bạn sẽ trở thành một thư mục thông thường khi nền móng của bạn được phát triển chức năng Focused sms.

Focused sms của Microsoft Outlook được thiết kế để đơn vị các hộp thư của bạn một cách auto. Khi nó được click hoạt, hộp thư của bạn sẽ được chia thành hai tab

  1. Tab Focused. Các email được bố trí vào tab này là những tin nhắn hộp thư online cần kíp nhất và yêu cầu trả lời mau hơn.
  2. Tab Otheremail khác được bố trí vào tab này để bạn đủ nội lực xử lý với khi bạn có thời gian hơn.

hiện giờ, tôi chưa click hoạt tính năng Focused tin nhắn trên máy tính để bàn PC của tôi. bên cạnh đóngày nay nó có sẵn trong nhiều phiên bản web của MS Outlook. tính năng này cũng có trong phiên bản free này của Outlook tin nhắn hộp thư online mà tôi có thể đăng về từ Outlook.com. Dưới đây là ảnh Focused tin nhắn với tab Focused xây dựng ra:

Focused tab on Outlookcom

Outlook.com có tính năng Focused tin nhắn đang có sẵn.

Để chuyển sang các tab Other từ tab Focused, chỉ cần nhấp chuột vào nó:

Other tab on Outlookcom

Nó rất không khó khăn để biến động các tab Focused inbox.

giống như bạn có thể thấy, trong gợi ý này tab Focused chứa các thông báo từ Outlook Calendar của tôi trong khi tab Other thì gồm có các thông báo món hàng thường ngày ít cần kíp hơn. tính năng Focused sms mang những thư này vào trong thư mục thích hợp một cách thức auto mà k cần tôi phải quyết định.

Outlook.com là một dịch vụ thư điện tử dựa trên nền móng web miễn phí từ Microsoft. Để tìm hiểu thêm về Outlook.com, hãy xem các giúp đỡ này, kênh nó được so sánh với Gmail:

  • GMAIL
    Gmail vs Outlook: What’s the Best (Free) tin nhắn hộp thư online Service?
    Laura Spencer

4. Cách thức lưu trữ Archive hoặc xóa Delete những thư cũ & dọn dẹp hộp thư của bạn

Hầu hết chúng ta lưu trữ quá nhiều tin nhắn hộp thư online, và điều này có thể làm cho một hộp thư bị lộn xộn. Một cách thức không giống để tổ chức hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Trong khi cả lưu trữ và xóa email đều mang những lá thư ra khỏi hộp thư đến của bạn, điều cần kíp là phải hiểu được sự khác biệt:

  • Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được xây dựng cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một thư điện tử, bạn đủ sức dễ dàng truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.
  • Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khổ cực để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các thư điện tử mà bạn k mong muốn để dùng trong tương lai.

MS Outlook cũng có một công cụ dọn dẹp Cleanup công cụ. Bạn đang đủ nội lực có được một trong những lá thư, ngành có rất nhiều lá thư trước được copy ở phía trên. Bạn cũng đủ sức có một trong số những lá thư trước đó trong hộp thư Outlook của bạn. Khi bạn gán công cụ Cleanup công cụ vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc thư mục con, phần mềm này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

tuy nhiên khi bạn sử dụng điều đó, những lá thư bỏ đi sẽ phục vụ hộp thư của bạn có nhiều bộ nhớ dự trữ trong hộp thư của bạn. Để đơn vị hộp thư của bạn đúng cách , điều cần kíp là để tìm hiểu phương thức làm thế nào để sử dụng những phần mềm này:

Bước 1. Xóa những lá thư cũ

Nó rất dễ dàng để xóa một tin nhắn hộp thư online cũ. Chỉ cần dễ dàng nhấp vào thư điện tử đó để chọn nó:

Deleting an old message in MS Outlook

Đây là cách thức đơn vị các hộp thư email Outlook của bạn bằng phương thức xóa các thư cũ.

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Để xoá vĩnh viễn một lá thư tin nhắn hộp thư online của bạn, bấm vào thư mục Deleted Items để xây dựng nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác). click vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá vĩnh viễn lá thư vừa mới lựa chọn.

Chú ý: Một số sms bị xóa trọn đời đủ nội lực được phục hồi từ các máy chủ nếu chúng luôn luôn còn trong thư mục Deleted Itemsnhưng bạn đủ nội lực sẽ k thể phục hồi các email sau khi bạn xóa bỏ nó.

Bước 2. Lưu trữ thư theo cách thủ công

Một cách thức ít thông dụng hơn để di dời các thư điện tử cũ từ hộp thư của bạn là lưu trữ chúng. Để lưu trữ một thư điện tửnhấn vào lá thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Archive icon in Outlook

sử dụng biểu tượng Archive là một phương thức khác để giữ cho các lá thư cũ có trật tự trong hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn không dùng chức năng Archive của Outlook trước đây, thì bạn sẽ được nhắc để tạo một thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ tạo ra một thư mục mới có tên Archive và chuyển các thư điện tử mà bạn đang lựa chọn vào đó:

Archive folder in Outlook

Lưu trữ những thư điện tử cũ trong thư mục Archive để tổ chức hộp thư của bạn.

Trong tương lai khi bạn lưu trữ một thư điện tử, nó sẽ đi vào thư mục này.

Bước 3. xây dựng các thông số lưu trữ

Bạn cũng có thể refresh setup lưu trữ tự động của MS Outlook. nhấn vào File > Options để mở cửa sổ Outlook Options:

Setting up the AutoArchive feature in Outlook

Bạn đủ sức thiết lập Outlook để auto lưu trữ các tin nhắn.

Nhấp vào tùy chọn Advanced từ Navigation pane bên trái. Sau đó nhấp vào nút AutoArchive Settings. Hộp thoại AutoArchive sẽ xuất hiện:

Defining automatic archive parameters

sử dụng hộp thoại AutoArchive để xác định các thông số lưu trữ trong Outlook.

dùng hộp đánh dấu để chọn các tùy chọn lưu trữ mà bạn mong muốn lựa chọn. Nhấp vào OK trên hộp thoại AutoArchive khi bạn vừa mới thực hiện xong. Sau đó nhấp vào OK trên cửa sổ Outlook Options.

Bước 4. sử dụng phần mềm dọn dẹp Cleanup tool của Outlook

Những thư điện tử có xu hướng trở thành những cuộc đàm thoại hơn. Nếu bạn đang du nhập vào một hội thoại tin nhắn hộp thư online mà bạn và người nhận vừa mới trả lời qua lại và xây dựng một loạt các lá thư. Khi bạn trả lời một thư điện tử, trả lời của bạn sẽ xuất hiện trên những lá thư ban đầu và toàn bộ các thư trả lời trước đó. Thật k may, all những lá thư trả lời đó sẽ khiến đầy các thư mục của bạn – sử dụng cho bạn khốn khó hơn để tìm thấy những lá thư mà bạn cần.

Outlook có một phương pháp với phần mềm dọn dẹp Cleanup công cụ này. công cụ này tách ra những lá thư dư thừa, vì thế nó loại bỏ những lá thư trước đó không bao gồm những thư trả lời mới nhất. Bạn sẽ k mất đi bất kỳ thông tin nào, bởi vì tất cả các sms trước của bạn vừa mới được bao gồm trong lá thư mới nhất.

Chúng ta hãy xem nó hoạt động ntn nhé. Trong thư mục From My Boss dưới đây, tôi có hai thư của cùng một cuộc trò chuyện cùng. Thư đi đầu có dòng chủ đề “New Work.” Lá thư sau có loại chủ đề “Re: RE: RE: New Work:”

Example of a conversation in Outlook

Trả lời các lá thư này có thể sử dụng đầy hộp thư Outlook của bạn.

Bạn đủ nội lực sử dụng công cụ Cleanup công cụ để dọn sạch một cuộc trò chuyện, thư mục, hoặc một thư mục và thư mục con. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ dùng nó để sử dụng sạch thư mục From My Boss.

Nhấp vào thư mục để lựa chọn nó. Nhấp vào mũi tên xuống trên biểu tượng Cleanup công cụ. (It’s trên tab Home ở bên trái của biểu tượng Delete.) Bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống Cleanup:

Cleanup drop-down menu

lựa chọn tùy lựa chọn Clean Up Folder để chuyển những lá thư dư thừa vào một thư mục.

chọn tùy lựa chọn Clean Up Folder trên trình đơn thả xuống. Một hộp nhắc sẽ xuất hiện cảnh báo với bạn rằng những lá thư dư thừa sẽ bị xóa. Nhấp vào nút Clean Up Folder trong hộp nhắc. Thư nguồn được xóa bỏ :

Redundant message removed from folder

Loại bỏ thư dư thừa có thể bố trí hộp thư Outlook của bạn.

Thư nguồn sẽ bị xóa bởi vì nó là dư thừa với lá thư mới nhất. Đây là chức năng đặc biệt hữu dụng nếu bạn đã có rất nhiều cuộc hội thoại tin nhắn hộp thư online trong hộp thư đến của bạn.

Lưu ý: Những thông điệp email chứa một nguyên nhân không giống nhau-có lẽ là một thư trả lời từ người nhận không giống nhau hoặc một tệp đính kèm — sẽ không bị xóa bởi vì chúng k đáp ứng được yêu cầu là trở nên dư thừa.

5. đơn vị các email của bạn với sự thống trị hộp thư đến tốt hơn

Bạn ít có cấp độ để có một hộp thư đến lộn xộn trong MS Outlook nếu bạn đang thực hiện quản lý thư điện tử tốtkhám phá về làm sao để để giảm lộn xộn trong hộp thư tin nhắn hộp thư online đến của bạn với tài liệu miễn phí của chúng tôi:

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Kết luận giải

ngày nay mà bạn đang học được cách tổ chức Outlook bằng các thư mục, hộp thư thư điện tử của bạn nên gọn gẽ hơn. Bạn cũng đã học được những điều cơ bản về dùng các thể loại màu của Microsoft Outlook và hiểu tầm cần kíp của lưu trữ hoặc xóa các thư cũ.

Là một người mua bán, bạn sẽ phân tích cao cấp độ dùng hộp thư Outlook của bạn một phương thức hiệu quả hơn vì nó có đơn vị. Hơn hết là, bạn sẽ k phải sợ về việc bỏ lỡ một tin nhắn hộp thư online cần thiết.

nguồn: business.tutsplus.com

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button