Phần mềm

Hướng dẫn sử dụng các hàm tìm kiếm trên Excel nhanh và chuẩn nhất

Với lượng dữ liệu thống kê lớn, sử dụng các hàm tìm kiếm trên Excel thành thạo vô cùng cần thiết. Song không phải ai cũng nắm rõ thao tác dùng những hàm này. Bài viết chi tiết hướng dẫn sử dụng các hàm tìm kiếm trên Excel dưới đây sẽ giúp các bạn giải đáp hết thắc mắc này.

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel
Các hàm tìm kiếm trong Excel

Hàm tìm kiếm trong Excel có ý nghĩa gì?

Khi sử dụng Excel, chắc chắn ai cũng sẽ có rất nhiều dữ liệu đã lưu trong bộ nhớ. Nhưng khi cần thiết làm sao để lấy chúng ra một cách nhanh nhất. Excel bao chứa một hệ thống với hàng loạt các chức năng khác nhau phục vụ tích cực cho công việc của người dùng. 

Từ đó mà hàm tìm kiếm trong Excel ra đời. Nếu nắm vững các hàm này, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đồng thời hiệu suất công việc cũng được nâng cao một cách nhanh chóng.

Có bao nhiêu hàm tìm kiếm trong Excel?

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel-01
Bao nhiêu hàm tìm kiếm trong Excel

Việc tìm kiếm dữ liệu hay tính toán trong Excel rất phong phú. Vì thế các hàm tìm kiếm trong Excel cũng vô cùng đa dạng. Mỗi loại lại có một đặc trưng riêng, chức năng riêng. Nhưng đều rất dễ sử dụng và có nhiều ưu điểm tuyệt đối. Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn Cách sử dụng hàm Search trong Excel. Và cụ thể là , Hàm Max và Min trong Excel ( Hay còn gọi là hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất) và hàm tìm kiếm giá trị tương ứng.

Hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trên Excel

Hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong Excel dùng để tìm được giá trị lớn thứ k hoặc giá trị nhỏ nhất trong dãy giá trị lựa chọn. Có tất cả 4 hàm tìm kiếm giúp bạn có được những mục đích trên. Đó là các hàm: Large, Small, Max và Min.

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel-02
Các hàm trong Excel rất đa dạng

Tuy nhiên trong số 4 hàm bên trên thì hàm MIN và MAX được sử dụng nhiều nhất nhờ công thức đơn giản. Đồng thời cho kết quả nhanh chóng và chính xác thế nên chúng ta sẽ chỉ đi sâu tìm hiểu 2 hàm này.

Và để hiểu rõ hơn về cú pháp và cách sử dụng hàm MIN và MAX để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất. Hãy cùng chúng tôi đi sâu vào phân tích cú pháp, chức năng và các ví dụ minh họa trong các trường hợp cụ thể.

Cách dùng Hàm MIN và MAX trong Excel

Có rất nhiều hàm thống kê trong Excel, hàm MAX và hàm MIN là hai hàm phổ biến trong số đó. Hai hàm này được sử dụng cực kỳ rộng rãi để trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số.

Cùng chúng tôi đi sâu tìm hiểu về cú pháp cũng như cách sử dụng hàm MAX và hàm MIN trong Excel tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất trong thực tế nhé.

Cú pháp

– MAX (number 1, number 2, …)       

– MIN (number 1, number 2, …)

Number 1, number 2 sẽ được hiểu là các đối số hoặc vùng dữ liệu.

Ví dụ 1: Tìm giá trị lớn nhất trong bảng dữ liệu sau

– Dựa vào bảng danh sách học sinh ta tìm điểm số lớn nhất trong danh sách kết quả điểm Toán

– Để tính toán được chúng ta sẽ áp dụng hàm MAX để đưa về giá trị lớn nhất của cột “Toán”.

Và ở đây, công thức áp dụng cho ô kết quả D15 sẽ có như sau: D15 = MAX (D6:D14)

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel-03
Kết quả thu được

Ví dụ 2:

Hãy tìm giá trị lớn nhất trong dãy các số sau đây: 10, -20, 3, 4, 11

Công thức tìm giá trị lớn nhất ở đây sẽ là: MAX (10, -20, 3, 4, 11) = 11.

Tương tự ta cũng sẽ áp dụng để tìm ra giá trị nhỏ nhất trong các số dưới: 20, 100, 30, 45.

Công thức tính giá trị nhỏ nhất trong trường hợp này cụ thể sẽ là: MIN (20, 100, 30, 45) = 20.

Hàm tìm kiếm giá trị tương ứng trong Excel

Hàm này thường có một số hàm phổ biến mà nhiều người dung sử dụng như hàm INDEX và hàm VLOOKUP. Tuy nhiên VLOOKUP chỉ có thể quét tìm từ trái qua phải. Còn hàm tìm kiếm INDEX có khả năng tìm kiếm rộng hơn thế nên được sử dụng một cách rộng rãi hơn. 

Mỗi khi nhắc đến hàm tìm kiếm giá trị tương ứng người ta sẽ nghĩ ngay tới hàm INDEX. Vậy hàm này nghĩa là gì?

Định nghĩa

Thông qua hàm INDEX, bằng vị trí giao nhau giữa dòng và cột được xác định, Excel sẽ đưa ra giá trị tương ứng với quy chiếu.

Cú pháp hàm INDEX

Hàm INDEX có hai phương thức thể hiện cụ thể:

Phương thức 1: =INDEX(Array, Row_num, [Column_num])

Phương thứ 2: =INDEX(Reference, Row_num, [Column_num], [Area_num]) 

Ví dụ cách sử dụng hàm INDEX trong thực tế

Tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể của công việc, các bạn có thể linh hoạt dung 1 trong 2 phương thức trên. Và trong ví dụ sau đây, chúng ta sẽ sử dụng thử phương thức 1 xem sao nhé.

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel-05
Sử dụng bảng thống kê mã hàng để làm ví dụ

Bước 1: 

Ban đầu chúng ta sẽ sử dụng hàm MAX để tìm ra lượng tiêu thụ lớn nhất và lượng tồn kho lớn nhất. Áp dụng trong ví dụ này, hàm MAX được thể hiện như sau:

Lượng tiêu thụ lớn nhất sẽ được tính theo công thức: =MAX(B3:B11)

Lượng tồn kho lớn nhất cũng sẽ được tính dựa theo công thứ: =MAX(C3:C11) 

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel-06
Sử dụng hàm tìm kiếm giá trị lớn nhất MAX

Bước 2:

 Trong quy trình này, chúng ta sẽ sử dụng hàm INDEX để tìm mã hàng tương ứng với hàng có lượng tiêu thụ lớn nhất và hàng có lượng tồn kho lớn nhất. Vậy công thức ở đây sẽ là:

Mã hàng có lượng tiêu thụ lớn nhất có cách tính: =INDEX(A3:A11, MATCH(H2,B3:B11,0))

Mã hàng có lượng tồn kho lớn nhất có kết quả: =INDEX(A3:A11, MATCH(H4,C3:C11,0))

Trong đó:

A3:A11 xác định vùng tìm mã hàng

MATCH(vị trí giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất vừa tìm được, giá trị lượng tiêu thụ lớn nhất tìm thấy trong vùng B3:B11, 0) — tương tự với lượng tồn kho lớn nhất.

Cac-ham-tim-kiem-trong-Excel-07
Sử dụng hàm tìm kiếm INDEX

Trên đây là bài viết chi tiết hướng dẫn sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel. Với các hàm này, bạn có thể tìm kiếm được dữ liệu đã lưu trong bộ nhớ Excel một cách dễ dàng. Đừng bỏ qua các hàm tìm kiếm đơn giản này để có thể xử lý công việc thông qua Excel nhanh chóng thuận tiện hơn nhé.

>>> Xem thêm: Hàm index trong excel

>>> Xem thêm: Hàm lấy ký tự bất kỳ trong excel

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button