Phần mềm

Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản đếm các giá trị với điều kiện trong Excel Cực đơn giản

Bạn đang tìm kiếm thông tin hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản đếm các giá trị với điều kiện trong Excel. Trong đó, hàm COUNTIF trong Excel là hàm khá hữu ích cho việc thống kế, báo cáo. Hàm COUNTIF có tác dụng trong việc đưa ra dữ liệu kế toán khá chính xác. Vậy hàm COUNTIF được ứng dụng như thế nào trong kế toán Excel? Chúng ta cùng đi tìm hiểu về loại hàm này nhé!

Hàm COUNTIF là gì? Cấu trúc của hàm COUNTIF trong Excel có gì khác biệt?

Trước khi đi tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản đếm các giá trị với điều kiện trong Excel như nào?. Bạn cùng chúng tôi nghiên cứu kỹ lưỡng về câu lệnh phổ biến hàm COUNTIF này là gì? Cấu trúc của hàm COUNTIF ra làm sao?

Hàm COUNTIF là gì?

Hàm COUNTIF được hiểu đúng là hàm đếm có điều kiện và được dùng khá nhiều trong việc liên quan tới tính hoán số lượng có điều kiện nhất định. Tùy thuộc vào cài đặt của mỗi máy mà người dùng linh hoạt trong việc sử dụng dấu phân cách trong hàm: dấu phẩy “,” hay dấu chấm phẩy “;”. Với mỗi đề bài yêu cầu hệ thống sẽ cho biết về một điều kiện cụ thể.

Trong khi đó, với hàm COUNTIF trong excel được sử dụng để đếm số ô thỏa mãn “điều kiện”. Chúng thuộc vào phạm vi “vùng điều kiện” đã được chỉ ra.

Cấu trúc của hàm COUNTIF trong Excel dễ nhận diện

Thông thường, hàm COUNTIF được sử dụng với bảng dữ liệu thống kê. Hàm COUNTIF còn yêu cầu để đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn cho điều kiện có sẵn. Cú pháp dùng cho hàm COUNTIF khá đơn giản, chỉ cần nhìn qua một lần là bạn biết được cách thực hiện:

Cú pháp của hàm Countif là: = COUNTIF (range;criteria).

Trong đó, ý nghĩa của các giá trong cú pháp hàm COUNTIF như sau:

– Range: Giá trị này là phần vùng muốn đến dữ liệu cần phải có. Có thể chứa số, chứa mảng hay tham chiếu chứa số. Tất cả các giá trị sẽ được bỏ qua.

– Criteria: Phần điều kiện bắt buộc cần phải có để đếm giá trị có trong range. Có thể là số, hay biểu thức, hoặc tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản.

Chú ý cho bạn đọc:

– Hàm COUNTIF sẽ trả về kết quả sau khi sử dụng điều kiện, với một loại chuỗi ký tự lớn hơn 255 ký tự.

– Khi đổi số criteria phải để trong dấu ngoặc kép. Sử dụng hàm COUNTIF sẽ không phân biệt về chữ thường hoặc chữ viết hoa.

Hàm COUNTIF có thể dùng ký tự dấu chấm hỏi hoặc dấu sao trong điều kiện Criteria (1 ký tự là 1 dấu chấm hỏi, 1 chuỗi ký tự là 1 dấu sao). Tùy thuộc từng cài đặt ở trên máy mà bạn dùng dấu cách trong (là, hoặc) để sử dụng.

Đối với ứng dụng hàm COUNTIF cơ bản với chữ cái và số trùng khớp

Cùng tham khảo về một ví dụ cụ thể dưới đây của hàm COUNTIF cơ bản sử dụng trong Excel với với chữ cái và số trùng khớp trong Excel hiệu quả:

ham-COUNTIF-voi-chu-cai
Ví dụ hàm COUNTIF với chữ cái và số trùng khớp

Phương pháp hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản đếm các giá trị với điều kiện trong Excel được áp dụng trong ví dụ này về danh sách Nữ với độ tuổi 24. Chúng ta có thể sử dụng hàm COUNTIF để đếm các ô có chứa giá trị thỏa mãn trùng với điều kiện. Cú pháp tương ứng của ví dụ trên:

=COUNTIF($C$2:$C$31,$I$8) hoặc =COUNTIF($C$2:$C$31,”Nữ”) – đếm số lượng ô chứa giá trị “Nữ” tại vùng C2 đến C31

=COUNTIF($D$2:$D$31,I11) hoặc =COUNTIF($D$2:$D$31,24) – đếm số lượng ô chứa giá trị “24” tại vùng C2 đến C31.

Lưu ý: Đối với Criteria không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Chính vì thế bạn có thể viết theo kiểu dạng: Nữ, NỮ, hay là nữ cũng như nhau. Có rất nhiều trường hợp, khá tiện, bởi bạn không phải xác định chính xác dữ liệu. Nhưng có trường hợp, chúng lại ảnh hưởng khá nhiều tới việc tìm kiếm. Vậy phải xử lý như thế nào? Thực tế có rất nhiều cách. Tại đây, mình gợi ý với bạn 1 phương pháp khá hay. Đó chính là: thay vì đến “Nữ”, “NỮ”, “nữ” thì đếm TRUE và FALSE kết hợp với ham EXACT.

Dùng hàm COUNTIF kết hợp ký tự đại diện (Wildcard)

Ký tự đại diện (Wildcard) được dùng để thay thế các ký tự khác ở trong ô. Trong đó, 3 ký tự đại diện là: dấu sao (*), dấu hỏi chấm (?), và dấu ngã (~).

Bạn có thể xem ví dụ ở dưới đây, về công thức sử dụng hàm COUNTIF kết hợp kỹ tự đại diện (Wildcard) sử dụng trong Excel.

ham-COUNTIF-voi-chu-cai-01
Ví dụ hàm COUNTIF với ký tự đại diện (Wildcard)

Trong phần ví dụ này, chúng ta đếm cho cả 2 trường hợp: Những người mang họ Nguyễn; những người mang tên Ngọc.

Trước tiên, chúng ta dùng dấu (*) thay cho cụm ký tự. Với những người mang họ Nguyễn, chúng ta sử dụng cú pháp “Nguyễn” trong vùng điều kiện; hay $I$8 ”*” nếu có tham chiếu đến ô I8.

Áp dụng hàm COUNTIF đếm với những phép cho sánh lớn nhỏ bằng

Ứng dụng của hàm COUNTIF với những phép so sánh lớn, nhỏ, bằng cho ra giá trị thực. Ví dụ cụ thể dưới đây:

ham-COUNTIF-phep-cho-sanh-lon-nho-bang
Ví dụ hàm COUNTIF với phép cho sánh lớn nhỏ bằng

Trong việc đếm thử sử dụng điều kiện là những phép so sánh lớn hơn (>), phép nhỏ hơn (<), hay phép bằng (=). Hai kiểu đặt điều kiện thường hay được dùng luân phiên nhau là: điều kiện trực tiếp và loại điều kiện tham chiếu. 

– Đối với điều kiện trực tiếp: Chúng ta đặt toàn bộ bên trong dấu nháy kép như sau; “>=a”, với dấu >= là phép so sánh, còn a là giá trị số được so sánh.

– Đối với  điều kiện tham chiếu: Chúng ta đặt phép so sánh bên trong dấu nháy kép, được kết hợp với ký tự &: “>=” &I8, trong đó >= là phép so sinh, I8 là ô được tham chiếu đến.

Ứng dụng của hàm COUNTIF để lọc giá trị trùng lặp

Hàm COUNTIF trong Excel được ứng dụng để lọc giá trị trùng lặp. Bạn có thể tham khảo qua ví dụ cụ thể sau:

Ví dụ hàm COUNTIF dùng để lọc giá trị trùng lặp

Trong ví dụ này ứng dụng khá đơn giản của hàm Countif, trong những hoạt động như: lọc Email khách hàng, lọc tên khách hàng,… đã bị trùng lặp. Tới đây, bạn đã hiểu ra phương pháp làm rồi đúng không nào?

Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số ngày làm việc trong bảng chấm công

Bạn đang được giao nhiệm vụ xử lý bảng chấm công cho các nhân sự trong công ty. Yêu cầu xác định tất cả các ngày đó có dấu ký hiệu là X và N để xác định tổng số công làm việc.

Bảng chấm công nhân viên của mỗi công ty trong Excel

Yêu cầu về bảng tính cụ thể

– Đếm số ô với ký hiệu X, trong vùng từ cột D cho đến cột AH, điền thông tin kết quả vào cột AI.

– Đếm số O với ký hiệu N, trong vùng từ cột D tới cột AH, điền thông tin kết quả vào cột AJ.

– Công thức cho ra: tổng cộng số công = Số công X + (Số công N/2)

Hàm COUNTIF tính công nhân viên với ký hiệu X

Cách xử lý những yêu cầu ở trên

– Số công X nằm tại ô AI10=COUNTIF (D10:AH10,”X”)

– Tiếp đó Filldown công thức xuống từ ô AI 10 xuống tận ô AI14, sẽ ứng theo số nhân viên nằm trong bảng chấm công.

– Số công N được nằm tại ô AJ10=COUNTIF(D10:AH10,”N”)

– Tiếp đó, Filldown công thức từ ô AJ10 xuống tận ô AJ14.

Hàm COUNTIF tính công nhân viên với ký hiệu N

Vậy, tổng số công tại ô AK10 = AI10+AJ10/2.

Chú ý: với ký hiệu X sử dụng cho ngày công làm thực tế trong tháng. Còn với ký hiệu N sử dụng cho ngày công nghỉ trong tháng. Đối với N/2 là ký hiệu làm nửa ngày công.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm COUNTIF trong Excel

Trong quá trình sử dụng hàm COUNTIF để tính toán trong Excel sẽ xảy ra một số lỗi bất thường. Một số lỗi cụ thể mà bạn hay gặp như sau:

Giá trị sai trả lại cho ra chuỗi dài

Các chức năng của hàm COUNTIF trả về với kết quả không chính xác, khi bạn sử dụng chúng để phù hợp với chuỗi dài hơn 255 ký tự.

Để dễ dàng phù hợp với chuỗi dài hơn 255 ký tự. các chức năng sử dụng của CONCATENATE hoặc của các nhà điều hành tiếp nhau “&”.

Một công thức COUNTIF cho ra giá trị #VALUE! Lỗi khi đề cập tới bảng khác

Những lỗi này thường xảy ra khi công thức có chữa tất cả các chức năng đề cập tới những thành phần. Hoặc chỉ 1 phạm vi nào đó trong bảng tính khép kín và những thành phần đó được tính toán. Với những tính năng này, được sử dụng để làm việc, tất cả bảng tính khác đều phải mở.

Không có giá trị trả về khi bạn đang chờ kết quả cho một giá trị

Bạn hãy chắc chắn để gửi kèm với những yêu cầu về tiêu chí đối với số ở trong dấu ngoặc kép “”.

Như vậy, chúng ta đã phần nào hình dung ra được các tác dụng và ứng dụng của hàm COUNTIF trong kế toán cụ thể như thế nào. Qua các ví dụ minh họa trên, bạn đã bỏ túi cho mình các hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF cơ bản đếm các giá trị với điều kiện trong Excel. Hàm COUNTIF được kết hợp như thế nào để cho ra giá trị thỏa mãn về điều kiện tại vùng dữ liệu. Bạn cần lưu ý đến (dấu phân cách, hoặc), tùy thuộc vào từng máy, nếu có báo lỗi ở phần dấu bạn cần kiểm tra lại phần dấu cách đó. Chúc các bạn thành công !!

>>> Xem thêm: Cách sử dụng hàm INT trong Excel làm tròn số đơn giản nhất – digitalfuture

>>> Xem thêm: Cách làm tròn số trong Excel với một số thao tác đơn giản – digitalfuture 

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button