Phần mềm

Kiểm tra độ sai lệch của dữ liệu bằng các hàm so sánh trong Excel

Bạn đang rất khó khăn trong việc so sánh rất nhiều chuỗi giá trị khác nhau trong Excel. Làm cách nào để phân biệt được từng hàm so sánh trong Excel? Làm sao để biến những phép toán so sánh thủ công nhàm chán trở nên sinh động,khoa học hơn.

Như bạn đã biết. Khi phân tích các dữ liệu và con số trong Excel thì luôn phải đặt tính chuẩn xác lên hàng đầu. Việc xảy ra những trục trặc về thông tin sai lệch có thể để lại những hậu quả nặng nề. Việc khó khăn nhất là xử lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ.

Bài chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn cụ thể hơn khi đi so sánh 2 chuỗi giá trị chữ, dựa vào giá trị ô để so sánh 2 ô,…Hãy cùng mình học ngay nhé!

So sánh 2 ô với nhau trong Excel

Hiện nay có 2 loại so sánh chuỗi phổ biến nhất trong Excel. Việc là tùy vào chuyện chúng ta tìm kiếm phân biệt hay không phân biệt!

Công thức so sánh 2 ô không phân biệt chữ thường và in hoa

Hãy nhìn ví dụ sau bạn sẽ hiểu rõ hơn về hàm so sánh trong Excel. Chúng ta đang đi so sánh hai ô trong Excel. Chúng ta không quan tâm đến chữ in hoa và thường. Bấm công thức sau: =A1=B1. Đây là công thức TRUE và FALSE, chúng ta đang đi so sánh sự giống và khác nhau giữa hai ô A2 & B2.

Và đặc biệt là nếu bạn muốn kết quả hiển thị sự so sánh là những cụm từ cá nhân của bạn. Hãy nhìn vào ví dụ này để rõ hơn nhé! Công thức đó là: =IF(A1=B2;”Đúng”;”Sai”).

phan-biet-chu-hoa-va-chu-thuong
So sánh hai ô không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Kết quả là: Vẫn là những sự so sánh giống và khác nhau. Nhưng khác biệt ở chỗ kết quả hiển thị ra là dưới dạng ngôn ngữ do bạn đặt ( ở đây là ” Đúng” và ” Sai ” ).

Ket-qua-hien-thi-duoi-dang-ngon-ngu-01
Kết quả hiển thị dưới dạng ngôn ngữ

Công thức so sánh 2 ô phân biệt chữ thường và in hoa

Với 1 số trường hợp đặc biệt. Chúng ta không đơn thuần chỉ đi so sánh 2 chữ, mà còn phải xét xem đó là chữ in hoa hay thường. Việc dùng hàm so sánh trong Excel lúc này cần nghĩ ngay tới hàm EXACT.

Công thức hàm EXACT: 

EXACT:(chuỗi văn bản 1; chuỗi văn bản 2)

Giả sử hai ô A2 và B2 là hai chuỗi văn bản bạn cần so sánh thì công thức sẽ như sau:

EXACT:(A2;B2)

Còn nếu bạn muốn trả về một kết quả với những cụm từ cá nhân bạn. Thì hãy nhìn vào ví dụ sau:

 =EXACT(A2;B2). Hai từ ” Chó ” ở cột A2 & B2 giống như nhau sẽ trả ra kết quả là ” TRUE “.

Tra-ve-ket-qua-voi-cum-tu-rieng-02
Trả về kết quả với cụm từ riêng

Đây là cách bạn trả ra một kết quả đúng sai nhưng dưới một cụm từ cá nhân bạn chọn: Công thức là =IF(EXACT(A2;B2);”đúng”;”sai”)

Tra-ve-ket-qua-voi-cum-tu-rieng-1
Trả về kết quả đúng – sai

(Lưu ý: so sánh 2 ô ngẫu nhiên thì trong hàm tính 2 giá trị cách nhau bằng dấu chấm phẩy ” ; “)

Sử dụng hàm so sánh trong Excel giữa nhiều ô khác nhau trong Excel

Bạn muốn so sánh các giá trị ngoài việc chỉ so sánh 2 ô trong một hàng. Hãy nghĩ ngay tới hàm AND để triển khai phép toán. Hãy nhìn ví dụ này nhé:

Công thức so sánh nhiều ô không phân biệt chữ thường và in hoa

Có những công thức sau cho bạn chọn lựa để thực thi: 

  • IF(AND(A2=B2, A2=C2), “Equal”, “Not equal”)

hoặc là 

  • AND(A2=B2, A2=C2) 

Công thức AND bạn tính ra TRUE thì tất cả các ô đều chứa giá trị giống nhau. FALSE nếu bất kỳ 1 ô nào đó chứa các giá trị khác những ô còn lại. Công thức IF cho bạn trả ra các kết quả dưới những cụm từ cá nhân của bạn.

Hãy nhìn ví dụ vừa rồi nhưng dưới những hàm mới này nhé: =AND(A2=B2;A5=B5). Kết quả trả về là TRUE

Su-dung-ham-AND
Sử dụng hàm AND

Còn đây là hàm IF với công thức là =IF(AND(A2=B2;A5=B5);”Chuẩn”;Không chuẩn). Như bạn thấy cụm từ cá nhân của bạn được đặt ở kế cạnh hàm AND.( như ví dụ trên là Chuẩn & Không chuẩn ).

Su-dung-ham-IF 
Sử dụng hàm IF

Kết quả như sau: Các cụm từ “ chuẩn và không chuẩn” là các cụm từ cá nhân đã thay thế cho TRUE và FALSE rồi đó.

Cum-tu-khong-chuan
Cụm từ không chuẩn

Công thức so sánh nhiều ô phân biệt chữ thường và in hoa

Ở phần này, chúng ta sẽ linh hoạt sử dụng một trong số các công thức dưới đây:

=AND(EXACT(A2,B2), EXACT(A2, C2))

Hay:

=IF(AND(EXACT(A2,B2), EXACT(A2, C2)),”Exactly equal”, “Not equal”)

So sánh nhiều ô phân biệt chữ hoa chữ thường

Tương tự như ở ví dụ trên, hàm so sánh trong Excel chúng ta dùng đến đầu tiên sẽ trả kết quả TRUE – FALSE. Công thức thứ hai lại cho về kết quả là tên riêng bạn đặt.

So sánh dãy ô với 1 ô mẫu

Thông qua các ví dụ đã nêu ở phần trên, bạn sẽ nắm rõ những ô thuộc 1 dãy. Dãy đó có thể là bao gồm đoạn văn bản tương tự như đoạn văn bản ở ô mẫu. 

Công thức so sánh các ô với đoạn văn bản mẫu không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Trong trường hợp, chữ hoa và chữ thường được coi là tương tự nhau, bạn sẽ ứng dụng công thức dưới:

ROWS(dãy ô)*COLUMNS(dãy ô)=COUNTIF(dãy ô, ô mẫu)

Với quá trình kiểm tra logic hàm IF, bạn cần so sánh hai số:

  • Số ô thuộc 1 khoảng cụ thể (số hàng nhân với số cột)
  • Số ô bao gồm giá trị tương tự giá trị trong ô mẫu (kết quả thu được chính là hàng COUNTIF)

Chẳng hạn đoạn văn bản mẫu gồm ô C2 và chuỗi dùng so sánh. Chúng thuộc ô ở khoảng A2:B6, công thức là: 

=ROWS(A2:B6)*COLUMNS(A2:B6)=COUNTIF(A2:B6,C2)

Kết quả cho ra chuẩn xác hơn, bạn cần sử dụng “All match” hoặc “Not all match”. Bạn không nên dùng TRUE và FALSE, hoặc hàm IF giống như các ví dụ trên. 

=IF(ROWS(A2:B6)*COLUMNS(A2:B6)=COUNTIF(A2:B6,C2),”All match”, “Not all match”)

Công thức này cho ra kết quả chuẩn với chuỗi văn bản, ngày và số.

So-phan-biet-chu-hoa-chu-thuong
So-phan-biet-chu-hoa-chu-thuong

Công thức so sánh các ô với đoạn văn bản mẫu phân biệt chữ hoa và chữ thường

Nhiều trường hợp bạn cần phân biệt chữ hoa và chữ thường. Những lúc như thế này, bạn nên áp dụng công thức sau:

IF(ROWS(dãy ô)*COLUMNS(dãy ô)=SUM(–EXACT(ô mẫu, dãy ô)), “từ_kết_quả_trùng”, ” từ_kết_quả_không_trùng “)

Trong khoảng ô ở mức A2:B6, đoạn văn bản mẫu thuộc ô C2. Công thức sẽ là: 

=IF(ROWS(A2:B6)*COLUMNS(A2:B6)=SUM(–EXACT(C2, A2:B6)), “All match”, “Not all match”)

Khác hẳn với công thức khác, công thức Mảng này được tiến hành thông qua cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter. Khi bạn dùng đúng, Excel sẽ hiển thị công thức Mảng nằm trong ngoặc móc.

Phân biệt chữ  hoa chữ thường

So sánh 2 ô theo độ dài chuỗi

Trong công việc, bạn cần rà soát độ dài của chuỗi ở một hàng xem có bằng nhau không. Công thức áp dụng rất đơn giản. Bước đầu, bạn sử dụng đội dài của chuỗi thuộc 2 ô bằng nhau bằng hàm LEN. Sau đó bạn thực hiện công đoạn so sánh.

So-sanh-2-o-theo-do-dai-chuoi
So sánh 2 ô theo độ dài chuỗi

Ví dụ: Đoạn cần so sánh thuộc ô A2 và B2, công thức dùng lúc này là: 

=LEN(A2)=LEN(B2)

Hay:

=IF(LEN(A2)=LEN(B2), “Equal”, “Not equal”)

Công thức 1 cho kết quả TRUE/FALSE. Công thức thứ 2 trả kết quả của riêng bạn.

Trong ví dụ này, công thức sẽ hoàn toàn đúng ứng với đoạn văn bản và số.

Lưu ý: Bạn nên biết rằng, trường hợp 2 đoạn văn bản dài bằng nhau nhưng lại cho ra độ dài khác nhau. Vấn đề ở đây là do dấu cách nằm trước hoặc sau 1 hoặc cả 2 ô. Lúc này bạn cần xóa bỏ dấu cách thừa bằng hàm TRIM.

So sánh 2 ô bằng số lần xuất hiện của 1 ký tự cụ thể.

Đây là minh họa cuối cùng cho hàm so sánh trong Excel. Ở ví dụ này bạn sở hữu 2 cột chuỗi chữ gồm 1 ký tự quan trọng. Mục đích kiểm tra xem ở 2 cột ở mỗi hàng, số lần hiện diện của ký tự đó có bằng nhau hay không. 

Ví dụ minh họa: Bạn sở hữu 2 danh sách giao hàng (cột B). Nhận hàng là cột C. Mỗi 1 hàng này bao gồm danh sách đơn hàng ứng với 1 mặt hàng. Mặt hàng được phân biệt thông qua mã riêng. Mã sẽ được liệu kê tại cột A. Bạn cần biết số lượng hàng giao và nhận bằng nhau kèm mã cụ thể.

Phương án giải quyết sẽ là:

  • Thay thế mã phân biệt thông qua hàm SUBSTITUTE(A1, ký_hiệu_để_đếm,””)
  • Đếm số lần mã phân biệt hiện lên ở mỗi ô. Công thức: LEN(cell 1) – LEN(SUBSTITUTE(cell 1, character_to_count, “”)). Và LEN(cell 2) – LEN(SUBSTITUTE(cell 2, character_to_count, “”))
  • So sánh 2 con số đã được tính trên thông qua dấu bằng: 

LEN(cell 1) – LEN(SUBSTITUTE(cell 1, character_to_count, “”))=

LEN(cell 2) – LEN(SUBSTITUTE(cell 2, character_to_count, “”))

So-sanh-2-o-bang-so-lan
So sánh 2 ô bằng số lần xuất hiện ký tự

Công thức ứng dụng:

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,$A2,””))=LEN(C2)-LEN(SUBSTITUTE(C2,$A2,””))

Lúc này kết quả trả về: 

  • TRUE nếu ô B2 và C2 bao gồm số lần xuất hiện ký tự thuộc  ô A2 bằng nhau. 
  • FALSE ngược lại như trên. Lúc này, bạn sử dụng hàm IF:

=IF(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2, $A2,””))=LEN(C2)-LEN(SUBSTITUTE(C2, $A2,””)), “Equal”, “Not equal”)

Bài viết cung cấp toàn bộ kiến thức về hàm so sánh trong Excel. Từ những điều hết sức cơ bản này, bạn đã có thể áp dụng chúng trong công việc để đạt được hiệu quả cao. Để nắm trọn bí quyết sử dụng các hàm trên, bạn cần có thời gian thực hành nhiều. Khi đó bạn luôn xử lý công việc một cách nhanh gọn nhất.

>>> Xem thêm: Sử Dụng Hàm Today Trong Excel Đơn Giản, Dễ Hiểu

>>> Xem thêm: Cách để sử dụng hàm liệt kê danh sách trong Excel hiệu quả nhất – digitalfuture

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button