Xóa hàng trống trong Excel, sửa lỗi chữ bị cách quãng trong Excel

Đối với nội dung mà chúng ta sao chép từ các trang web trên mạng, hoặc sao chép từ Outlook, hoặc từ các tệp văn bản Word sang Excel, nó thường bị sai….

Các lỗi thường gặp nhất là dấu cách thừa, dấu cách giữa các ký tự quá xa nhau hoặc các hàng, cột trống tự động nhảy vào khoảng trắng giữa các nội dung, khiến quá trình sử dụng hàm phải tính toán, tìm hiểu. thấy nhiều khó khăn.

Để khắc phục lỗi này, bạn có thể nhấp vào từng ô chứa ký tự và nhấn phím Backspace (Xóa) trên bàn phím để xóa các khoảng trắng thừa trong văn bản, hoặc đối với các hàng / cột trống vô nghĩa, bạn có thể nhấp vào hàng hoặc cột đó và chọn Xóa để xóa chúng.

Nhưng đó chỉ là cách thủ công và chỉ nên áp dụng với những file Excel có ít nội dung, còn với những file Excel dài có nhiều hàng cột và nhiều lỗi mà áp dụng cách này thực sự không phải là giải pháp. giải pháp thông minh.

Đó là lý do tại sao hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với các bạn một mẹo nhỏ để giúp bạn xử lý những tình huống như thế này một cách dễ dàng nhất.

Ngoài những cách mà mình đã chia sẻ trong bài viết này, nếu bạn có cách giải quyết nào hay hơn, đừng quên chia sẻ với chúng tôi để học hỏi và trao đổi thêm nhé (> ‿ ♥)

#đầu tiên. Cách xóa dòng trống trong Excel

+ Bước 1: Bạn mở tệp Excel mà bạn cần chỉnh sửa. Ở đây tôi đã Demo một tệp danh sách với một cột Họ và Tên (bị lỗi) và một cột Họ và Tên sau khi chỉnh sửa.

=> Sau đó bạn bấm vào cột C vì vậy chúng ta có thể bắt đầu sử dụng hàm điều kiện.

+ Bước 2: Sau đó, bạn nhập hàm điều kiện IF và hàm LEN trả về ký tự trong chuỗi = 0, tức là dòng trống được điền đầy ký tự là 2và ngược lại với chuỗi ký tự, có dữ liệu là đầu tiên).

=> Áp dụng vào ví dụ, chúng ta nhận được công thức sau: = IF (LEN (A2) = 0; 2; 1)

+ Bước 3: Sau đó, bạn nhấn Enter => và nhấp vào dấu cộng mảnh để Điền công thức xuống toàn bộ danh sách.

+ Bước 4: Tiếp theo, thực hiện việc sắp xếp lại để đặt các dòng chứa ký tự 2 đến cuối bằng:

Đánh dấu cột CŨ => sau đó chuyển đến tab Data => chọn tính năng Sort để sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A> Z)

+ Bước 5: Sau đó, tất cả các cột trống được đẩy xuống dưới cùng. Tại đây, bạn đánh dấu tất cả các hàng trống có chứa số 2 => và nhấp chuột phải => chọn Delete như hình bên dưới.

+ Bước 6: Tiếp theo, bạn nhấp chuột phải vào cột mới tạo (trong ví dụ của tôi, cột CŨ) => và chọn Delete để xóa, giữ nguyên hàng, cột có chứa các ký tự mà bạn cần.

Và đây là kết quả:

# 2. Sửa các chữ cái có khoảng cách trong Excel

+ Bước 1: Bạn bấm vào ô Họ và tên mà bạn đã tạo trước đó để cắt bớt khoảng trống thừa trên văn bản.

+ Bước 2: Sau đó, bạn sử dụng công thức hàm TRIM bên dưới => và nhấn Enter để áp dụng công thức hàm.

= TRIM(hộp chứa trường ký tự)

=> Áp dụng vào ví dụ, ta nhận được công thức: = TRIM (A2)

+ Bước 3: Sau đó, bạn Điền công thức xuống danh sách.

+ Bước 4: Như bạn đã biết, khi sử dụng công thức hàm, chúng ta không thể hủy bỏ đối số đầu tiên, vì nó sẽ làm hỏng công thức hàm của chúng ta.

Do đó, trường hợp này trước khi xóa cột Họ, bạn cần quét / bôi đen để chọn / copy vùng Họ và tên (vị trí sử dụng hàm TRIM) => sau đó Paste vào cột tiếp theo như hình.

+ Bước 5: Và bây giờ bạn có thể quét / bôi đen 2 cột A và B => và nhấp chuột phải vào Delete.

Và đây là kết quả cuối cùng:

# 3. Phần kết

Có, với các thủ thuật xóa các hàng trống trong Excel và loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel thì bạn đã có một danh sách Excel chuẩn và gọn gàng hơn nhiều, phải không?

Tại thời điểm này, hướng dẫn của tôi cũng sẽ được tạm dừng. Hi vọng với những thủ thuật mà mình chia sẻ hôm nay sẽ hữu ích trong học tập và công việc của bạn.

Chúc may mắn !

CTV: Lương Trung – phanmemdownload.com